Werkgever  /  Payroll

Payroll: wat is het en hoe werkt het?

Wil je zonder zorgen ondernemen en je volledig focussen op je klanten? Dan kan het uitbesteden van je personeelsadministratie met bijbehorende risico's aan een payrollbedrijf, dé uitkomst bieden. Maar wat is payroll en hoe werkt het precies? Daar vertellen we je graag meer over!

Wat is payroll?

Wanneer je gebruik maakt van payroll zet je jouw medewerkers op de “loonlijst” van een externe organisatie; het payrollbedrijf. Dat klinkt wellicht ingewikkeld, maar waar het op neer komt is dat jij als ondernemer nog steeds zelf bepaalt wie er voor je komt werken tegen welk salaris. Maar zodra je de geschikte kandidaat gevonden hebt, draag je de administratieve zaken en het juridisch werkgeverschap over aan een payroll organisatie.
 
Jouw medewerkers komen in dienst bij de payrollonderneming en ontvangen van het payrollbedrijf een arbeidsovereenkomst. Daarmee wordt het payrollbedrijf verantwoordelijk voor de loonadministratie, belastingen en sociale verzekeringen. Jij betaalt de gewerkte uren van de werknemers, bijbehorende werkgeverskosten en een fee voor de diensten van de payrollorganisatie.

Medewerkers in dienst via een payrollconstructie werken uitsluitend voor jou. Jij behoudt de leiding op de werkvloer. Werkgeven doe je op deze manier samen!

 

Voor wie is payroll interessant? En wat doet een payrollbedrijf?

Payrolling is een mooie oplossing voor zowel grote als kleine bedrijven, starters en oudgedienden! Je bespaart veel tijd, blijft flexibel en beperkt je risico's. Of je nu veel of weinig medewerkers in dienst hebt, de salarisadministratie kan je veel tijd kosten. Door de administratieve en juridische zaken rondom het werkgeverschap uit te besteden, houd je tijd over voor zaken die jij als ondernemer belangrijk vindt.

Kies je voor payroll, dan neemt het payrollbedrijf onderstaande werkzaamheden van je over:
Opsommingsteken

Personeelsadministratie
Opsommingsteken

Opstellen en beheren arbeidsovereenkomsten
Opsommingsteken

Naleven cao
Opsommingsteken

Naleven wet- en regelgeving, altijd conform de van toepassing zijnde cao
Opsommingsteken

Salarisbetaling inclusief verlof en vakantiegeld, correcte loonstroken en jaaropgaves
Opsommingsteken

Werkgeversrisico's beperken en beheersen, zoals bij verzuim en ontslag
Opsommingsteken

Afdracht premies, sociale lasten en loonbelastingen
Opsommingsteken

Opbouw pensioen
Opsommingsteken

Beantwoorden van vragen van medewerkers over zaken als loon, verlofuren en vakantiegeld
Opsommingsteken

Volledige begeleiding verzuimtrajecten. Denk hierbij aan de verwerking van ziek- en betermeldingen, de doorbetaling bij ziekte én het contact met de bedrijfsarts of Arbodienst

Ook de voordelen van payroll ervaren?

Door invullen van dit formulier ga je akkoord met gebruik van jouw gegevens door Kolibrie (zie privacy statement).

Waarom payrollen ondernemers? Wat zijn de voordelen?

Ondernemers, groot én klein, hebben verschillende redenen om te kiezen voor payroll. 30 jaar ervaring leert ons dat dit de belangrijkste voordelen van payroll voor werkgevers zijn:

✅ Gemak

Wet- en regelgeving zijn continu in beweging. Dit maakt het juridisch werkgeverschap uitdagend en daarmee een vak apart. Daarnaast kloppen je medewerkers regelmatig bij je aan met allerlei vragen over loonstroken, vakantiedagen en ziekmeldingen. Met payroll besteed je dit uit aan een specialist en weet je zeker dat dit goed geregeld wordt.
 

⏲️ Tijdsbesparing

Kies je voor payroll dan geef je de personeelsadministratie uit handen; van het opstellen van contracten tot verzuimtrajecten, het opstellen en verstrekken van loonstroken en jaaropgaven. Zaken waar je als ondernemer geen tijd meer in hoeft te steken, ook niet voor je tijdelijke medewerkers en oproepkrachten. Tijd die je overhoudt om te besteden aan je bedrijf.

🙋🏻 Medewerkerstevredenheid

Door te payrollen weet jij zeker dat alles voor jouw medewerkers goed geregeld is tegen uitstekende arbeidsvoorwaarden. Dit vertaalt zich naar plezier op de werkvloer en verhoogt de medewerkerstevredenheid binnen jouw bedrijf.

🩹 Verzekerd tegen risico's

Met payroll ben je verzekerd voor de verantwoordelijkheden en risico's die horen bij het werkgeverschap, zoals bij ziekte en ontslag. Kies je daarbij voor een SNA-gecertificeerd payrollbedrijf, dan ben je ook nog eens bij de Belastingdienst gevrijwaard. Zo verzeker jij jezelf tegen de administratieve, juridische en financiële risico's van het in dienst hebben van personeel.

🔀 Flexibiliteit

Veel bedrijven zijn gebaat bij payroll om snel te kunnen reageren op veranderingen in hun personeelsbehoeften, zonder zich zorgen te maken over de complexe wet- en regelgeving en administratieve wijzigingen. Denk hierbij aan het op- en afschalen tijdens piekperiodes of bij veranderende weersomstandigheden.

🔐 Zekerheid en inzicht

Payrollbedrijven berekenen in de meeste gevallen een all-in tarief over ieder uur dat je medewerker werkt. Salaris, alle premies en lasten, maar ook vakantiereserveringen, pensioenpremies en de fee zijn inbegrepen. Zo heb je jouw personeelskosten direct inzichtelijk en kom je niet voor verrassingen te staan als het om de kosten van je medewerkers gaat. Wanneer je zelf werknemers in dienst hebt, dien je het vakantiegeld en de vakantiedagen zelf te reserveren en weet je pas achteraf exact wat jouw loonkosten zijn.

Wat zijn de voordelen van payroll voor jouw medewerkers?

Jouw medewerkers zijn het visitekaartje van jouw bedrijf. Het is belangrijk dat ook zij de voordelen van payroll ervaren.

📅 Correcte salarisuitbetaling

Medewerkers op de payroll kunnen altijd rekenen op een correcte uitbetaling van het salaris. Ze kiezen zelf of ze liever per week of per maand betaald worden, wij zorgen áltijd dat het tijdig op de rekening van de medewerkers staat.

📄 Uitstekende arbeidsvoorwaarden

Jouw medewerker die via het payrollbedrijf werkt heeft dezelfde rechten en secundaire arbeidsvoorwaarden als een medewerker die bij jou in dienst is. Wél bieden de meeste payrollbedrijven interessante extra’s. Zo bieden wij korting op zorgverzekeringen, een Kolibrie Benefits platform met korting op tal van leuke winkels en uitjes en toegang tot leerzame online trainingen via GoodHabitz.

🧩 Onderdeel van het team

Jouw medewerker blijft onderdeel van het team. De payrollorganisatie neemt de personeelsadministratie over, niet de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer. Zo blijf je altijd verbonden met jouw team terwijl wij op de achtergrond zorgen dat alles netjes geregeld is.

🤒 Doorbetaling bij ziekte en faillissement

Als jouw medewerker ziek is krijgt hij ziektegeld in plaats van salaris, waardoor het inkomen niet wegvalt. Een speciale verzuimafdeling begeleidt de ziekmelding. Ziek zijn is natuurlijk niet leuk. De begeleiding staat dan ook volledig in het teken van de gezondheid van de medewerker, zodat deze zo snel mogelijk weer aan de slag kan. Daarnaast zijn je medewerkers beschermd bij faillissement van de opdrachtgever. Het payrollbedrijf zorgt voor doorbetaling van het salaris en gaat samen met de medewerker op zoek naar een nieuwe baan (algemene voorwaarden zijn op bovenstaande van toepassing).

Nadelen van payroll

Kent payroll alleen maar voordelen? Zeker niet! Er zitten ook nadelen aan. Of deze opwegen tegen de voordelen van payroll? Wij denken van niet. Als is het natuurlijk aan jou als ondernemer om dit te beoordelen. We zetten de meest gehoorde nadelen voor je op een rij:

Nadelen van payroll voor werkgevers

Opsommingsteken

Kosten van payroll

Het uitbesteden van je personeelsadministratie brengt extra kosten met zich mee. Deze kosten zijn opgenomen in het uurtarief dat je betaalt aan de payrollorganisatie. Het brutosalaris en de afdrachten zijn uiteraard hetzelfde. In de praktijk blijken de kosten voor de dienstverlening van het payrollbedrijf echter op te wegen tegen de risico's en tijd die het jou als ondernemer bespaart - tijd die je kunt gebruiken om jouw bedrijf verder te brengen. Om alle kosten inzichtelijk te maken hebben we een rekenvoorbeeld gemaakt om je payroll kosten te berekenen.
Opsommingsteken

Geen 100% ontzorging

Hoewel je op het gebied van personeelsadministratie veel werk uit handen geeft, blijft de werving en selectie van een nieuwe medewerker bij jou liggen. Alleen op die manier houd je zelf grip op de samenstelling van je team. Ook al ben je met payroll zelf nog steeds bezig bent met je personeel, het neemt wel een hoop zorgen weg. Je verzekert jezelf tegen de administratieve en financiële risico's van het werkgeverschap.

Nadelen van payroll voor werknemers

Opsommingsteken

Binding met het bedrijf

We horen wel eens dat medewerkers onzeker zijn om bij een payrollbedrijf in dienst te komen. Ook voor ondernemers een reden voor twijfel ten aanzien van payroll. Een veelgehoord nadeel waar we je graag meer over vertellen: 
 
Bij payroll blijft een medewerker voor jou werken, het contact op de werkvloer is ook nog steeds met jou en directe collega’s. Alleen wanneer hij of zij vragen heeft over de arbeidsovereenkomst, salarisbetaling of bij de begeleiding van een ziekmelding, is er contact met de payrollorganisatie. Het zijn dus met name de praktische zaken die het payrollbedrijf overneemt. De factoren die van invloed zijn op de binding van je medewerker met het bedrijf blijven onveranderd. 
 
Het is wel belangrijk dat je een payrollorganisatie kiest die een goed bereikbare helpdesk heeft. Zo heeft jouw medewerker het gevoel dat hij of zij altijd bij iemand terecht kan, dat vertaalt zich naar plezier op de werkvloer! 
Opsommingsteken

Zekerheid en arbeidsvoorwaarden

Het uit handen geven van de personeelsadministratie, waarbij de medewerker onder contract komt bij een externe partner, kan door het onbekende spannend zijn en onzekerheden oproepen. Medewerkers vragen zich af wat payroll betekent voor hun baanzekerheid en arbeidsvoorwaarden, waardoor ze dit als mogelijk nadeel ervaren. 
 
Payroll biedt echter meer zekerheden dan ze denken. Zo zijn de arbeidsvoorwaarden minimaal gelijk aan de voorwaarden voor collega's die niet op de payroll staan. Soms zelfs beter, aangezien payrollbedrijven door hun volume extra voordelen aan medewerkers kunnen bieden. Ook de wet- en regelgeving bij ziekte, contracten en ontslag is gelijk. Er zijn dan ook strenge controles op het naleven van de regels binnen de flexbranche. Bovendien zijn medewerkers bij payroll ook beschermt tegen het faillissement van de opdrachtgever. Dat is niet het geval wanneer ze direct in dienst zijn bij een bedrijf.

Benieuwd naar de kosten van payroll?

Kies je voor payroll, dan betaal je vaak een all-in tarief per gewerkt uur van jouw medewerker. Naast verplichte werkgeverskosten wordt in dit tarief ook een vergoeding voor de dienstverlening van het payrollbedrijf opgenomen. 
 
Benieuwd naar de payrollkosten bij Kolibrie?

Payroll vergelijken

Hoe kies je het beste payrollbedrijf om mee samen te werken? Zet voor jezelf alle voor- en nadelen op een rij, maar ga ook zeker het gesprek aan. Het is altijd goed om te kijken of er een klik is. Zijn er korte lijntjes? Een fijne helpdesk waar je makkelijk bij terecht kan? Welke risico’s neemt het payrollbedrijf over? Beschikt het bedrijf over de juiste certificering?

Bovenal moet de keuze voor payroll goed voelen en bijdragen aan de groei van jouw team en bedrijf!
Medewerker bediening loopt ruimte in

Hoe werkt payroll bij Kolibrie?

Al 30 jaar werkt Kolibrie Payroll samen met de meest uiteenlopende ondernemers, goed werkgeverschap doe je immers samen. Inmiddels maken circa duizend bedrijven naar tevredenheid gebruik van onze dienstverlening en zijn wij de payroll specialist waar je op kunt bouwen!

Wat kunnen wij voor jou en je medewerkers betekenen?

👩🏻‍🎓 Specialisten

We zijn gespecialiseerd in hospitality in de breedste zin van het woord, van horeca tot recreatie en retail. Wij weten daardoor als geen ander waar jij als ondernemer tegenaan loopt en waar we jou het beste bij kunnen ondersteunen. Onze specialisten beschikken over jarenlange ervaring waardoor je van ons altijd een goed én eerlijk advies krijgt.

🧑🏻‍🤝‍🧑🏻 Partner in payrolling

Kolibrie streeft naar duurzame samenwerkingen. Wij fungeren immers als verlengstuk van jouw afdeling personeelszaken en het bedrijf. De meest succesvolle samenwerkingen zijn gebaseerd op wederzijds vertrouwen en respect. Kies daarom niet zomaar voor een payroll bedrijf, maar voor een echte partner die jou ontzorgt! Naast payroll biedt Kolibrie ook HRM diensten en hebben wij een groot netwerk van partners, waardoor jij als ondernemer extra gefaciliteerd wordt bij de ontwikkeling en groei van jouw team en bedrijf.

💎 Kwaliteit & Betrouwbaarheid

Kolibrie Payroll heeft zich de afgelopen 30 jaar bewezen als een betrouwbare partner die staat voor kwaliteit. Naast de benodigde certificeringen en een groot netwerk van samenwerkingspartners, zie je dit ook terug in de dagelijkse interactie met onze relaties en medewerkers. Je wordt als relatie of medewerker altijd goed geholpen!

😁 Wij zijn pas tevreden als jouw medewerkers dat zijn

Jouw medewerkers zijn het belangrijkste visitekaartje van je bedrijf. Binding met en tevredenheid van medewerkers is dan ook een speerpunt op de agenda van veel bedrijven. Zo ook bij ons! Wij zijn pas tevreden als jouw medewerkers dat zijn. Hoe zorgen we hiervoor?
  • Stipte en correcte salarisbetaling 
  • Helpdesk voor alle vragen van ondernemers én medewerkers 
  • Handige app met direct inzicht in loonstroken, gewerkte uren, vakantiedagen, vakantiegeld etc. 
  • Bereikbaarheid per telefoon, mail én chat 
  • Onbeperkt toegang tot meer dan 100 online trainingen zodat medewerkers zich kunnen blijven ontwikkelen
  • Collectieve Ongevallenverzekering
  • Kolibrie Benefits, het voordeelplatform met leuke kortingen op mode, elektronica, dagjes uit en meer
  • Pensioenopbouw

💡 Innovatie

Eén van de redenen waarom ondernemers kiezen voor payroll is gemak. Voor ons dé drijfveer om te investeren in digitale oplossingen om het payroll proces zo eenvoudig mogelijk te maken voor onze relaties. Zo kun jij snel en op ieder moment een medewerker inschrijven, jouw personeelsplanning en urenregistratie te koppelen aan ons portaal, heb je direct toegang tot jouw gegevens en voer je al je wijzigingen zelf door. Ook jouw medewerker heeft een persoonlijk online account via onze app.
Heeft onze uitleg je nieuwsgierig gemaakt naar wat payroll kan betekenen voor jouw bedrijf? Vraag eenvoudig een adviesgesprek aan, wij kijken graag met je mee!

Onze relaties over payroll bij Kolibrie

Logo Suikerkist

Van Asch Horeca

De samenwerking met Kolibrie heeft zeker onze verwachtingen overtroffen op het gebied van de snelheid waarmee je wordt geholpen. De professionaliteit waarmee iedereen bij Kolibrie altijd voor je klaar staat en met name ook wel het stukje meedenken met ons als werkgever en ondernemers. Meer lezen

De Vergulde Vos

De Vergulde Vos

Dankzij Kolibrie heb ik na de pandemie al mijn medewerkers nog! Ik heb gemerkt dat het niet zo vanzelfsprekend is wat ze allemaal voor ons doen! Wanneer een medewerker ziek is, ben je als ondernemer toch heel betrokken en is het fijn een partij te hebben met kennis die met je meedenkt. Meer lezen

Arnhems Meisje

Arnhems Meisje

Waarom wij voor Kolibrie kiezen? Ik ben een half uurtje in de week bezig om voor 25 mensen de loonadministratie in orde te maken. Mijn medewerkers kunnen via een app alles bijhouden en hebben geen zorgen om geld. Zo kunnen we gewoon lekker met z'n allen knallen in de zaak. Meer lezen

Veelgestelde vragen over payroll

Wat is het verschil tussen een uitzendbureau en een payrollbedrijf?

Een payroll organisatie verschilt van een uitzendbureau doordat je zelf de werving en selectie verzorgt. Een payroll bedrijf heeft geen allocatiefunctie. Jij zoekt zelf de juiste mensen, maakt afspraken met je (nieuwe) medewerkers en werkt ze in. Je levert de gegevens van de payroll medewerkers aan bij de payroll organisatie en houdt zelf contact en binding met hen. Bij payrolling zijn medewerkers alleen inzetbaar bij de ondernemer die het payrollbedrijf heeft ingeschakeld. Medewerkers kunnen niet bij verschillende bedrijven worden ingezet, wat wel het geval is bij een uitzendbureau.

Wat betekent payroll voor de werknemer?

Voor werknemers is het payrollbedrijf, waarvan ze hun arbeidsovereenkomst ontvangen, de juridisch werkgever. Daar kunnen ze terecht voor al hun vragen over wet-en regelgeving, cao, vakantiedagen, ziekteverzuim etc. Tevens zorgt de payroller voor de uitbetaling van het salaris. In de praktijk merkt een werknemer verder weinig tot niets; tijdens het werk ben jij als ondernemer namelijk degene die de leiding heeft. Payrollmedewerkers zijn verzekerd van een tijdige en correcte salarisbetaling en hebben altijd inzicht in al hun persoonlijke gegevens via ons online portaal of app. Daarnaast bieden payrollbedrijven vaak leuke extra's. Maar nog belangrijker: payroll biedt medewerkers de volledige zekerheid die ze nodig hebben.

Hoe lang mag iemand via payroll werken?

Er is geen limiet voor het werken via een payrollconstructie. Payrolling is niet hetzelfde als uitzenden, waarvoor er wel limieten gelden. Als payrollmedewerker ben je niet anders dan een medewerker die normaal in loondienst is bij een bedrijf. Alleen de juridisch werkgever is anders, voor de rest blijft alles hetzelfde.

Meer weten?

Wij hebben een top 3 samengesteld van onderwerpen waar werkgevers en werknemers nog meer naar zoeken binnen onze website. Neem gerust een kijkje!

Cookies

Om je beter te helpen gebruiken wij cookies. Naast de functionele cookies, waardoor de website goed werkt, plaatsen wij ook analytische cookies.

Tevens plaatsen wij marketing cookies waardoor wij en derde partijen jouw internetgedrag kunnen volgen. Meer weten? Lees hier alles over de cookies.

Wil je een optimale website gebruiken, dan is het nodig alle cookies te accepteren. Dat doe je door op "akkoord" te klikken. Indien je kiest voor weigeren, plaatsen wij alleen de functionele en analytische cookies!

Akkoord