Veelgestelde vragen door ondernemers

Payrollpagina - FAQ

Een payroll organisatie verschilt van een uitzendbureau doordat je zelf de werving en selectie verzorgt. Een payroll bedrijf heeft geen allocatiefunctie. Jij zoekt zelf de juiste mensen, maakt afspraken met je (nieuwe) medewerkers en werkt ze in. Je levert de gegevens van de payroll medewerkers aan bij de payroll organisatie en houdt zelf contact en binding met hen. Bij payrolling zijn medewerkers alleen inzetbaar bij de ondernemer die het payrollbedrijf heeft ingeschakeld. Medewerkers kunnen niet bij verschillende bedrijven worden ingezet, wat wel het geval is bij een uitzendbureau.

Voor werknemers is het payrollbedrijf, waarvan ze hun arbeidsovereenkomst ontvangen, de juridisch werkgever. Daar kunnen ze terecht voor al hun vragen over wet-en regelgeving, cao, vakantiedagen, ziekteverzuim etc. Tevens zorgt de payroller voor de uitbetaling van het salaris. In de praktijk merkt een werknemer verder weinig tot niets; tijdens het werk ben jij als ondernemer namelijk degene die de leiding heeft. Payrollmedewerkers zijn verzekerd van een tijdige en correcte salarisbetaling en hebben altijd inzicht in al hun persoonlijke gegevens via ons online portaal of app. Daarnaast bieden payrollbedrijven vaak leuke extra's. Maar nog belangrijker: payroll biedt medewerkers de volledige zekerheid die ze nodig hebben.

Er is geen limiet voor het werken via een payrollconstructie. Payrolling is niet hetzelfde als uitzenden, waarvoor er wel limieten gelden. Als payrollmedewerker ben je niet anders dan een medewerker die normaal in loondienst is bij een bedrijf. Alleen de juridisch werkgever is anders, voor de rest blijft alles hetzelfde.
Laad meer

Wat kost payroll?

Je betaalt een tarief per gewerkt uur, gebaseerd op het bruto uurloon x een omrekenfactor. Die factor ligt meestal tussen de 1,65 en 1,82.

De factor = (brutoloon + werkgeverslasten + reserveringen + marge) ÷ brutoloon. Het geeft weer hoeveel je per euro brutoloon betaalt.

Tel het brutoloon, werkgeverslasten (zoals premies en pensioen), reserveringen (vakantiegeld, verlof) en overhead bij elkaar op. Of gebruik de payroll calculator van Kolibrie.

Een payrollbedrijf verdient op de fee die je op het salaris betaalt. Het verdienmodel zit dus in een kleine bureaumarge per uur, waarmee kosten voor administratie, service en risico’s worden gedekt.

Laad meer

Bereken jouw payroll kosten

Het bruto uurloon van de medewerker vermenigvuldigd met de omrekenfactor voor payroll. Je hebt dan het tarief per uur voor jouw medewerker. Exclusief btw.

Deze omrekenfactor is afhankelijk van verschillende factoren zoals de cao die van toepassing is binnen jouw bedrijf en welke (secundaire) arbeidsvoorwaarden daarbij horen. Jouw payrollbedrijf kan je helpen met de berekening.

Een medewerker ‘kost’ jou als werkgever meer dan alleen zijn bruto uurloon. Sociale verzekeringen, premies, opbouw vakantiegeld en vakantiedagen zijn allemaal voorbeelden van voorzieningen voor jouw medewerker waar je voor betaalt of reserveert.

Bureaumarge. Om de kosten voor onze eigen medewerkers te kunnen betalen en dus voor de service die we jou als onze opdrachtgever verlenen, maken wij kosten. En die kosten betalen we uit de bureaumarge die we opnemen in het tarief. Zoals een lekkere kop koffie in een restaurant meer ‘kost’ dan alleen de inkoopprijs berekenen ook wij de service door. Niet de glimlach natuurlijk, die krijg je erbij!
Laad meer

Voordelen payroll

Payroll is voor elke ondernemer geschikt, maar met name als je op zoek bent naar extra zekerheid doordat je het juridisch werkgeverschap uit handen geeft. Weinig administratie omdat alles voor je wordt geregeld. Dus ook ziekteverzuim begeleiding en juridische vragen worden beantwoord.

De kosten voor payroll bestaan uit de payroll omrekenfactor vermenigvuldigd met het bruto uurloon van de medewerker. Deze kosten betaal je per gewerkt uur van de medewerker. De bruto uurlonen kunnen per medewerker verschillen, hierdoor kan het tarief per medewerker ook anders zijn. Bereken nu jouw payrollkosten met onze payrollcalculator!

De kosten van iemand op de payroll zitten opgenomen in het uurtarief wat betaald wordt aan een payrollbedrijf. Dit bestaat uit een kleine extra marge bovenop het afgesproken uurloon. Deze marge kan verschillen per medewerker en wat er afgesproken is.

Er zijn 3 zaken belangrijk om goed naar te kijken als je payrollaanbieders gaat vergelijken: betrouwbaarheid, tarieven en voorwaarden. Hoe je deze het beste met elkaar kunt vergelijken hebben we voor je op een rijtje gezet in een kennisbankartikel.
 

Er zit geen limiet aan het werken via een payrollconstructie. Payrolling is niet hetzelfde als uitzenden, waarbij er wel limieten gelden. Als payrollmedewerker ben je niet anders dan als een medewerker die normaal in loondienst is bij een bedrijf. Alleen de juridisch werkgever is anders, verder blijft het in de praktijk hetzelfde.
Laad meer

Payroll voor starters

Payroll is zéér geschikt voor startende ondernemers! Door jouw salarisadministratie uit handen te geven heb je meer tijd over om jouw zaak helemaal op te bouwen. Je loopt daarnaast minder risico en weet zeker dat alles goed geregeld is. Wel zo fijn met alle uitdagingen die op je afkomen als starter!

Een personeelsadministratie gaat veel verder dan alleen maandelijks alle lonen uitbetalen. Zo moet je zorgen dat alle contracten netjes op orde zijn, de tijdsregistratie klopt, alle gegevens van de medewerkers te allen tijde up-to-date zijn en ben je een hoop tijd kwijt aan de verlofadministratie. En dat is nog maar het topje van de ijsberg, dus best handig om dit uit handen te geven toch?

Je kan als eenmanszaak personeel in dienst nemen, het is dus mogelijk om te payrollen.
 
Laad meer

Digitaal inschrijven

Hiervoor kun je altijd het beste contact opnemen met de helpdesk, te bereiken via de telefoon of per mail. Ze lossen het direct voor je op.

Als medewerker ontvang je standaard 3 x 1 jaar contract. Het 4e contract is voor onbepaalde tijd. Eventuele eerdere contracten bij dezelfde werkgever vóór het contract bij Kolibrie tellen ook gewoon mee. Dat noemen we opvolgend werkgeverschap.

Binnen verschillende CAO’s is het mogelijk om (onder bepaalde voorwaarden) seizoenscontracten aan te bieden voor een specifieke periode van het jaar. Geef aan ons door wat jullie seizoen is, en we bieden de juiste seizoenscontracten aan.

Check of het mailadres klopt, dat is namelijk het meest voorkomende probleem. Ook horen we vaak dat onze uitnodiging bij de medewerker in de spam of ongewenste map binnen komt, omdat Kolibrie voor de medewerker een onbekend bedrijf is.

In het online portaal heb je direct inzicht in de voortgang van een inschrijving. Wij sturen de medewerker automatische reminders om de benodigde gegevens aan de inschrijving toe te voegen.

Geen probleem, dit is nog aan te passen. Zolang de inschrijving nog niet is afgerond kan het uurloon daarin aangepast worden. Heeft de medewerker het contract al ontvangen (en getekend)? Dan sturen we de medewerker een wijzigingsbrief voor deze aanpassing.

Kan gebeuren! Ook hiervoor kan de medewerker het beste even contact opnemen met onze helpdesk om het probleem op te lossen. Zij kunnen meteen met je meekijken.

Zo weten we bij Kolibrie 100% zeker dat dit de juiste persoon is aan wie we een contract aan gaan bieden, zonder dat wij deze medewerker ooit in het echt hebben gezien.

De medewerker kan het contract middels een digitale bevestiging ondertekenen. Zo hoeft er niemand te printen, scannen of bijlages op te sturen.
Laad meer

Urenregistratie

We zijn altijd enthousiast om met nieuwe partners te gaan samenwerken! Geef onze naam door bij de leverancier van jouw urenregistratiesysteem en laat ze contact met ons opnemen. Hopelijk kunnen we dan zo snel mogelijk een koppeling realiseren.

SETU is de Nederlandse standaard voor koppelingen binnen de branche voor flexibele arbeid. We kunnen dus géén systeem koppelen dat niet die standaard heeft.
Laad meer

Werken via Kolibrie

Je kan onze helpdesk doordeweeks telefonisch bereiken via 013-5499100. We zijn van 9:30 tot 17:00 uur aanwezig. Daarnaast kun je ons natuurlijk ook altijd mailen via helpdesk@kolibrie.nl . Wij streven er naar jou binnen 1 dag antwoord te geven. Dat lukt ons in praktijk dan ook bijna altijd 😊

Je kan jouw uren, vakantiedagen (en andere zaken omtrent verlof), jaaropgaven en salarisstroken inzien in de Kolibrie App. Kom je er niet helemaal uit? Neem contact op met de helpdesk en zij kijken met je mee!

Kolibrie is dé marktleider in payroll. We hebben al ruim 25 jaar ervaring en weten beter dan wie dan ook hoe de wet in elkaar steekt. Jouw salaris wordt netjes op tijd uitbetaald en bij vragen staat er een vakkundige helpdesk direct voor jou beschikbaar. Kortom, alleen maar voordelen!

Voor jou als werknemer verandert er door payrolling weinig. Je zal merken dat je loonstrookje er nét wat anders uitziet, maar in de praktijk blijft je werk inhoudelijk precies hetzelfde. Jouw leidinggevende zal je, zoals gewend, gewoon blijven aansturen. Het voordeel voor jou is dat jouw salaris en verlof opgepakt wordt door ons! Hierdoor weet je zeker dat alles goed geregeld is.
Laad meer

Kolibrie Online

Mocht je jouw wachtwoord vergeten zijn, of ben je zelf nog nooit op Kolibrie Online geweest? Kies dan op de inlogpagina voor ‘Wachtwoord vergeten’, vul jouw mailadres in en ontvang een mail om jouw wachtwoord opnieuw in te stellen.

Op de website en in de app kun je bij precies dezelfde gegevens. Beide platforms zijn dan ook voor iedereen te gebruiken, het ziet er alleen net wat anders uit. Jij kunt zelf kiezen wat voor jou (op welk moment) het fijnste werkt.

Als je een storing krijgt in de app, is het goed om te weten dat je ook altijd nog terecht kan op de website: Kolibrie Online. De storing in de app wordt zo snel mogelijk verholpen.

Via de tegel ‘Urenbriefje invullen’ of de knop aan de linkerzijde ‘Urenbriefjes’ kom je bij het urenbriefje van de juiste periode uit. In het urenbriefje zijn er verschillende opties op basis van het type medewerker:

Medewerker met vaste contracturen
  • In het urenbriefje kun je zien wat de contracturen per week zijn. De vaste uren kunnen we eventueel standaard in het urenbriefje klaarzetten en verwerken, zodat je alleen bij bijzonderheden (ziekte of verlof) iets door hoeft te geven. Anders verwerken wij de contracturen automatisch.
  • Geef je minder dan de contracturen door voor een week? Dan kun je na het goedkeuren van het urenbriefje aangeven wat de reden hiervan is. Kolibrie zal dan verder controleren of alles voor die week juist verwerkt is.
Flexibele medewerkers zonder contracturen
Voor de flexibele medewerkers geldt geen minimum aantal uur per week. Let er goed op dat we hierbij wel rekening moeten houden met wet- en regelgeving zoals:
  • Minimaal 3 uur per oproep/dienst
  • Maximaal 12 uur per oproep/dienst
  • Maximaal 60 uur per week (55 uur per 4 weken, 48 uur per 16 weken)
Medewerkers waarvan nog een inschrijving loopt
Het is mogelijk om voor een medewerker waarvan de inschrijving nog loopt al uren in het urenbriefje te zetten. Na het ‘Goedkeuren’ van het urenbriefje houden we bij Kolibrie de uren bij. Zodra de medewerker zijn/haar contract heeft getekend, zetten we automatisch de uren door richting het eerstvolgende betaalmoment.

In het urenbriefje herken je de medewerker waarvan een inschrijving nog loopt aan de ontbrekende functietitel. Dit zijn gegevens die gedurende een inschrijving mogelijk nog kunnen veranderen.  

Kolibrie heeft een directe koppeling met een aantal kloksystemen (bijvoorbeeld: Strobbo, L1nda, Horeko of Nostradamus). Via deze koppeling kun je gewerkte uren rechtstreeks naar Kolibrie Online versturen. Op Kolibrie Online hoef je de uren alleen nog te controleren. Aan de hand van een aantal eenvoudige stappen heb je de uren snel aan ons bevestigd.

Wil je de uren vanuit een ander kloksysteem of Excel bestand importeren, is dat ook mogelijk op Kolibrie Online. Stuur ons een voorbeeld bestand en wij kunnen dit voor je inregelen op Kolibrie Online. Dat scheelt een hoop werk bij het doorgeven van de uren!

Nieuwe inschrijving
Concept, medewerker is nog niet uitgenodigd.

Medewerker dient gegevens nog aan te vullen
Persoonlijke gegevens en/of ID- documenten ontbreken nog. In stap 4, 5 of 6 kun je zien waar de medewerker precies is gebleven.

Opdrachtgever vult gegevens aan
Opdrachtgever dient selfie te controleren in stap 6.

Inschrijving aangeboden aan Kolibrie
Alle gegevens zijn compleet. Kolibrie controleert de gegevens en stelt het contract op. Het kan voorkomen dat er aan de hand van de aangeleverde gegevens nog aanvullende acties vanuit Kolibrie nodig zijn. Dit kun je herkennen aan de exportstatus ‘handmatige verwerking’. Bij vragen over de ingevulde gegevens ontvangt de opdrachtgever of medewerker bericht van Kolibrie.
Laad meer

Waarom Kolibrie?

Bij Kolibrie werken we met een omrekenfactor die berekend wordt over het bruto uurloon van de medewerker. Hierin zitten alle verplichte kosten inbegrepen, zoals afdrachten premies, maar ook reservering voor vakantiedagen- en geld.  Daarnaast rekenen we een bureaumarge voor onze dienstverlening. Je kan eenvoudig een indicatie van jouw tarief berekenen via onze online payroll calculator. Uiteraard maken we ook graag een offerte op maat voor je.

Overstappen is heel eenvoudig en kan volledig digitaal! Neem contact met ons op en we bekijken samen wat jouw wensen zijn. Alles akkoord? Geef je gegevens door en wij nemen jouw salarisadministratie uit handen.

Bij Kolibrie werken we zonder vast contract en werken we samen op basis van een “gentlemen’s agreement”.  Zo blijf jij maximaal flexibel. Bovendien onderstreept dit onze visie om een langdurige samenwerking op te bouwen met onze relaties op basis van wederzijds vertrouwen.

Je kan als ZZP’er niet payrollen bij Kolibrie. Deze constructie is niet mogelijk. Meer info over samenwerken met ZZP’ers? We hebben een pagina met meer informatie opgesteld.

Laad meer

Wat is salarisadministratie?

Het verwerken van de salarissen en alle (financiële) administratie die hierbij komt kijken. Zowel wisselende uren van oproepkrachten als vaste uren kunnen worden verwerkt. Zowel per vier weken als per maand. Voor de medewerker worden de loonstroken en jaaropgaven gemaakt en voor je eigen administratie worden onder andere betaalstaten en loonjournaalposten gemaakt.

Als je de salarisadministratie gaat uitbesteden, blijft jouw medewerker bij jou in dienst. Het stukje wat je overlaat aan de specialist is het verwerken van de uren, premies, afdrachten, loonsverhogingen die voortkomen uit de cao en bijvoorbeeld het versturen van de loonbelastingaangifte naar de Belastingdienst. Ook kun je dan rekenen op periodieke betaalstaten, loonjournaalposten en voor de medewerker natuurlijk loonstroken en jaaropgaven.
Laad meer

Salarisadministratie bij Kolibrie

Salarisadministratie bij Kolibrie betekent dat we de administratie van de salarissen voor je doen. Van het verwerken van de uren tot loonstroken en jaaropgaven, van betaalbestand tot verzamelloonstaat en loonjournaalpost bijvoorbeeld. Wij zijn dan als het ware jouw eigen salarisadministratiekantoor.

Wat salarisadministratie kost verschilt uiteraard per bedrijf. Het is daarom belangrijk de diverse aanbieders goed met elkaar te vergelijken. Bij Kolibrie hanteren wij een vast tarief per medewerker per loonstrook. Salarisadministratie via Kolibrie is daarmee niet alleen makkelijk, maar ook gewoon duidelijk en transparant!

Wanneer je de loonadministratie uitbesteed, blijft jouw medewerker bij jou in dienst. Het stukje wat je overlaat aan Kolibrie is de urenverwerking, afdrachten en premies en het bijhouden van de cao. Natuurlijk versturen we de loonbelastingaangifte voor je en je krijgt periodieke betaalstaten en journaalposten. De perfecte oplossing als je administratief wat minder onderlegd bent en je niet de tijd hebt om je doorlopend te blijven inlezen in de regels die de wet en Belastingdienst hiervoor heeft opgesteld.
Laad meer

HRM

Dit kan door coaching op allerlei verschillende vlakken waarbij je de volgende vragen gesteld worden.
  • Management coaching
    • Wat is mijn persoonlijke leiderschapsstijl?
    • Hoe ontwikkel ik een coachende stijl van leidinggeven?
    • Hoe kan ik mijn ideeën overbrengen op mijn medewerkers en creëer ik betrokkenheid?
    • Hoe kan ik meer loslaten en delegeren?
    • Hoe inspireer en motiveer ik mijn team?
    • Hoe verbeter ik de communicatie met mijn medewerkers?
    • Hoe vind ik meer balans tussen werk en privé?
  • Team coaching
    • Hoe maken wij gebruik van de unieke talenten van elk teamlid?
    • Hoe versterken wij de samenwerking en bevorderen we open communicatie?
    • Hoe voorkomen wij binnen ons team eilandjes, conflicten en gebrek aan initiatief?
    • Hoe kunnen wij effectiever samenwerken, elkaar aanspreken op elkaars functioneren en elkaar versterken?
  • Persoonlijke coaching
    • Zit ik op de juiste plek en heb ik de juiste rol?
    • Wat wil ik nu eigenlijk? Wat zijn mijn drijfveren en ambities? Wat is mijn passie?
    • Hoe haal ik meer voldoening uit mijn werk
    • Hoe kan ik grenzen stellen en ‘nee’ zeggen?
    • Hoe kan ik omgaan met tijdgebrek en overbelasting?
    • Hoe kan ik beter adviseren, beïnvloeden, communiceren en overtuigen?
    • Hoe kan ik assertiever zijn?

Een moderne werkgever is geen “baas”, maar een leidinggevende die uitgaat van persoonlijke ontwikkeling en mensen selecteert en stuurt op basis van hun kwaliteiten. Rekening houdend met de waarden van de nieuwe generatie, zoals flexibel werken, meer vrije tijd en zelfontplooiing. Een ondernemer die zich voortdurend de vraag stelt hoe medewerkers gemotiveerd worden en blijven, creëert gelukkige medewerkers, die 31% productiever, 300% creatiever en 66% minder ziek zijn.

Happy Talents geeft advies en biedt ondersteuning bij uiteenlopende HR opdrachten en projecten. Onze HR professionals houden zich bezig met alle zaken met betrekking tot medewerkersbeleid, zoals het werven, opleiden, ontwikkelen, motiveren en juist inzetten van medewerkers, evenals de door- en uitstroom van medewerkers.

Jazeker, neem gerust contact met ons op. Dan bespreken we de mogelijkheden.

Een online assessment kan bestaan uit verschillende analyses en tests, die laten zien hoe je in bepaalde werksituaties reageert. Dit kan omvatten: jouw wijze van communicatie, samenwerking, valkuilen, leer- en schakelvermogen, leidinggeven etcetera. Indien ingezet bij werving & selectie en interne loopbaantrajecten kun je op een objectieve manier bepalen of iemand de juiste kandidaat is. Wanneer ingezet bij coaching, kan dit als communicatiemiddel dienen om de realistische doelen t.o.v. jouw leerdoelen te bepalen.

In overleg wordt bepaald welke soort assessments van toepassing zijn. Via e-mail ontvang je vervolgens een uitnodiging met link om betreffende assessment(s) te voltooien. Nadat deze zijn ingevuld wordt er een afspraak gemaakt om een terugkoppeling (evt. online) te geven bij jou op locatie. Op basis hiervan kan, indien gewenst, een advies worden gegeven.
Laad meer

Werving & selectie

Happy Talents kan ondernemers zeker helpen bij het afnemen van een sollicitatiegesprek. We begeleiden en adviseren ondernemers graag tijdens alle facetten van werving & selectie. Het schrijven van vacatureteksten laten we echter aan de ondernemer zelf over. Vacatureteksten zijn heel persoonlijk en moeten passen bij wat jij als ondernemer met jouw bedrijf wilt uitstralen.

Het is mogelijk om Happy Talents in te schakelen als sollicitatie begeleider. Wij voeren dan de gesprekken en begeleiden ondernemers door het hele proces.
Laad meer

Kolibrie App

De Kolibrie App is te downloaden op jouw telefoon via de Google Play Store en de App Store. Het online portaal kun je bezoeken via online.kolibrie.nl

Je kan inloggen op de app met een e-mailadres en jouw eigen wachtwoord.

Om een nieuw wachtwoord aan te vragen kun je contact opnemen met de helpdesk.

Gaat er iets fout? Of heb je een vraag? Onze helpdesk is doordeweeks dagelijks telefonisch en per mail bereikbaar via 013-5499100 en helpdesk@kolibrie.nl
Laad meer

Corona

Een aantal financiële maatregelen die de overheid beschikbaar heeft gesteld tijdens de coronacrisis moet je als ondernemer terugbetalen. Voor vragen over het terugbetalen van coronasteun, kun je terecht op de website van de Rijksoverheid.

Heb je toch nog steun nodig na corona?

Zowel ondernemers als werknemers kunnen een beroep doen op de overheid voor steun. Ze kunnen bij de overheid terecht voor:
  1. Advies over overnemen;
  2. Begeleiding naar ander werk;
  3. Hulp bij het terugbetalen van financiële steun of (dreigende) schulden.
Wil je weten van welke steun je nog gebruik kunt maken, vul dan de checklist mogelijkheden voor steun in op de website van de Rijksoverheid.

 
Laad meer

Ook de voordelen van samenwerken met Kolibrie ervaren?

We denken graag met je mee! Neem vandaag nog contact met ons op.

Advies op maat Plan succesgesprek