Privacyverklaring Kolibrie Payrolling B.V.
Laatste update: 10 september 2026
Contact: info@kolibrie.nl | 013 - 54 99 100
1. Inleiding
Bij Kolibrie Payrolling B.V. (hierna: “Kolibrie”) staat privacy voorop. In deze verklaring leggen we uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens van o.a. flexwerkers, sollicitanten, opdrachtgevers en leveranciers. Wij verwerken deze gegevens met zorg, transparantie en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Wie is verantwoordelijk?
Kolibrie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij stellen alles in het werk om uw gegevens veilig en vertrouwelijk te behandelen en verwerken.
3. Welke gegevens verwerken wij en waarom?
3.1 Flexwerkers, werknemers, kandidaten en sollicitanten
Doeleinden & rechtsgrondslagen:
| Doel | Rechtsgrond | Voorbeelden gegevens |
| Wettelijke verplichtingen | Wettelijke plicht | BSN, identiteitsbewijs, verblijfsstatus, ziekmeldingen, loonadministratie |
| Uitvoering overeenkomst | Noodzakelijk voor de overeenkomst | NAW-gegevens, contactgegevens, cv, beschikbaarheid, urenregistratie, beoordelingen |
| Gerechtvaardigd belang | Beveiliging, dienstverlening | IP-adres, gebruik klantportaal |
Bewaartermijnen:
- Wettelijke gegevens: zolang wettelijk vereist
- Sollicitatiegegevens: max. 4 weken na afronding procedure, of max. 1 jaar met toestemming
- Overige gegevens: tot 5 jaar na einde contractrelatie
3.2 Opdrachtgevers en leveranciers
Doeleinden & rechtsgrondslagen:
| Doel | Rechtsgrond | Voorbeelden gegevens |
| Dienstverlening |
Overeenkomst |
NAW-gegevens, contactgegevens, functie, IP-adres |
|
Informatieverstrekking |
Gerechtvaardigd belang |
Verbetering dienstverlening, communicatie |
Bewaartermijn:
Tot 2 jaar na einde relatie, tenzij wettelijke verplichting anders vereist.
3.3 Prospects en zakelijke contactpersonen
Kolibrie verwerkt persoonsgegevens van prospects en zakelijke contactpersonen om contact te kunnen opnemen over onze dienstverlening en om commerciële contacten te onderhouden. Het kan daarbij gaan om naam, functie, bedrijfsnaam, zakelijke contactgegevens en gegevens over eerder contact met Kolibrie.
Wij kunnen hiervoor verschillende communicatiekanalen gebruiken, zoals telefoon, e-mail en WhatsApp. Een deel van onze communicatie kan geautomatiseerd worden verzonden op basis van vooraf ingestelde contactmomenten of acties in ons CRM-systeem. Contactmomenten en relevante informatie daarover kunnen worden vastgelegd in ons CRM-systeem, zodat wij opvolging kunnen geven aan het contact en kunnen voorkomen dat iemand onnodig of herhaaldelijk wordt benaderd.
Deze verwerking vindt plaats op basis van het gerechtvaardigd belang van Kolibrie om haar dienstverlening onder de aandacht te brengen en zakelijke relaties op te bouwen en te onderhouden. Daarbij wegen wij ons commerciële belang af tegen de privacybelangen van de betrokkene. Wanneer iemand aangeeft geen commerciële communicatie meer te willen ontvangen, respecteren wij dat.
4. Bijzondere persoonsgegevens
Wij verwerken bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens (zoals BSN, gezondheidsgegevens of kopieën van ID) alleen als:
- Dit wettelijk verplicht is, of
- U daar expliciet toestemming voor heeft gegeven.
5. Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Alleen geautoriseerde medewerkers met geheimhoudingsplicht hebben toegang tot uw persoonsgegevens.
6. Verstrekking aan derden
Wij delen gegevens alleen met derden indien:
- Dat wettelijk verplicht is (bijv. Belastingdienst);
- Dat nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst;
- U daarvoor toestemming heeft gegeven.
Voorbeelden van ontvangers: opdrachtgevers, softwareleveranciers, overheidsinstanties en identiteitsverificatiepartners. Met verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten.
Voor onze communicatie en relatiebeheer maken wij gebruik van externe software- en communicatieleveranciers, bijvoorbeeld voor CRM, telefonie en berichtenverkeer. Deze partijen kunnen in opdracht van Kolibrie persoonsgegevens verwerken. Waar vereist sluiten wij met deze partijen verwerkersovereenkomsten en maken wij afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.
7. Uw rechten
U heeft het recht om:
- Uw gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen;
- Beperking of bezwaar tegen verwerking aan te vragen;
- Uw toestemming in te trekken (indien van toepassing);
- Gegevens over te dragen (dataportabiliteit).
Verzoeken kunnen worden gestuurd naar: info@kolibrie.nl. Wij reageren binnen 4 weken.
U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl
8. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast. De meest recente versie is altijd beschikbaar op www.kolibrie.nl.
Contact
Kolibrie Payrolling B.V.
Ellen Pankhurststraat 1
5032 MD Tilburg
T: 013 - 54 99 100 E: info@kolibrie.nl