Wat gebeurt er als mijn payroll medewerker ziek wordt?

Als een medewerker zich ziek meldt of arbeidsongeschikt wordt en je jouw medewerkers hebt ingeschreven bij een payroll bedrijf, dan is het payrollbedrijf (samen met de opdrachtgever) verantwoordelijk voor de zieke werknemer. Naast het volgen van de wet-en regelgeving heeft het bedrijf ook een loondoorbetalingsverplichting. Tevens mag je verwachten dat het bedrijf verzuimspecialisten in dienst heeft die jou en jouw zieke medewerker van de juiste begeleiding voorzien.

Hoe werkt payrolling en ziekte? Wat zijn de plichten als werkgever? Wat dienen medewerkers zelf te doen en hoe gaat een payroll bedrijf te werk bij ziekte? We leggen alles uit!

Wettelijke regels ziekteverzuim payrollmedewerkers

De wettelijke regels voor ziekteverzuim van payrollmedewerkers zijn gelijk aan die van medewerkers in eigen dienst, zowel de Wet Verbetering Poortwachter en de regels voor loondoorbetaling zijn van toepassing.

Het verschil zit in de verantwoordelijkheid voor het volgen van de wet-en regelgeving omtrent ziekteverzuim. Indien payroll medewerkers zich ziek melden ligt die verantwoordelijkheid namelijk bij het payroll bedrijf, aangezien zij juridisch werkgever zijn.

Hoe werkt de Wet Verbetering Poortwachter (WVP)?

De Wet Verbetering Poortwachter heeft als doel om de zieke medewerker zo snel en zo goed mogelijk terug te laten keren naar het werk. De wet verplicht werkgevers om zieke medewerkers actief  te begeleiden vanaf de 1e dag van de ziekmelding. In deze wet is ook de loondoorbetalingsverplichting vastgelegd.

De Wet Verbetering Poortwachter geeft aan dat werkgevers verplicht zijn om 104 weken van het loon door te betalen wanneer een medewerker niet in staat is om enige vorm van arbeid te verrichten. Tijdens deze 104 weken hebben zowel de medewerker als de werkgever en opdrachtgever diverse verplichtingen. 

Alle stappen die een werkgever en/of payroll bedrijf moeten doorlopen hebben we voor je op een rijtje gezet in een checklist bij ziekteverzuim.

WAB en ziekte

Sinds 1 januari 2020 hebben payrollmedewerkers door de komst van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als medewerkers in loondienst/eigen beheer, dit geldt ook in het geval van ziekte van de werknemer. Dit betekent onder andere dat ze recht hebben op loondoorbetaling bij ziekte. Voorheen moesten met name oproepkrachten een beroep doen op de Ziektewet voor een uitkering bij ziekte van deze werknemers.
 

Welke rechten en plichten omtrent ziekteverzuim heeft de inlener?

De inlener (opdrachtgever) is volgens de Wet Verbetering Poortwachter alert op signalen van medewerkers. De inlener is daarnaast verplicht om aangepast (eigen) werk te faciliteren waar dat mogelijk is en voorziet het payrollbedrijf van informatie. Wanneer er een arbeidsconflict heeft plaatsgevonden is de inlener verantwoordelijk voor het verzuim van de medewerker. Is dat niet het geval? Dan ligt de verantwoordelijkheid bij het payrollbedrijf.
 

Welke regels moet het payroll bedrijf volgen bij ziekmelding?

Het payrollbedrijf is de juridische werkgever van de zieke medewerker en daarmee verantwoordelijk. Daarmee heeft zij een loondoorbetalingsverplichting, de plicht om de Wet Verbetering Poortwachter na te leven en om de werknemer goed te begeleiden. Zo houdt het payrollbedrijf contact met de medewerker en de inlener, zorgt dat  alles netjes volgens de wet verloopt en regelt eventuele afspraken met de bedrijfsarts. 

De rechten en plichten van een zieke payroll medewerker

Zieke werknemers zijn verplicht om mee te werken aan de geldende procedures omtrent verzuim. Werknemers dienen tijdig bij hun opdrachtgever aan te geven als ze ergens mee zitten om uitval en verzuim te voorkomen. Zijn medewerkers toch ziek? Dan moeten ze binnen kantooruren bereikbaar zijn en zijn ze verplicht om mee te werken met de verzuimconsulenten en bedrijfsarts.
 
Bij ziekte hebben medewerkers recht op loondoorbetaling. Als een medewerker variërende uren heeft, wordt de hoogte van de  loondoorbetaling gebaseerd op het gemiddelde van de laatste 13 weken dat een medewerker gewerkt heeft. Heeft de medewerker vaste uren? Dan krijgt de medewerker de gebruikelijke uren uitbetaald. De rechten en plichten van medewerkers zijn  mede afhankelijk van de duur van de ziekte.
 

Wat gebeurt er als een payroll medewerker zich ziek meldt?

Wanneer een payroll medewerker zich ziek meldt, wordt door een consulent van het payrollbedrijf, waar nodig samen met de werkgever, alle stappen ondernomen die in de wet-en regelgeving verplicht zijn. Dat ziet er in hoofdlijnen zo uit:
 

• Medewerkers melden zich ziek bij hun werkgever (= opdrachtgever).
• Na ziekmelding bij hun werkgever, moeten de medewerkers de verzuimmelding ook doorgeven aan het payrollbedrijf. Dit kan telefonisch of via een app, afhankelijk van de mogelijkheden die het payroll bedrijf biedt.
• De verzuim afdeling van het payrollbedrijf neemt spoedig contact met de medewerker op om te kijken hoe het gaat, wat de mogelijkheden zijn in bijvoorbeeld aangepast werk en wat ze verder kunnen betekenen. 
• De verzuimmelding wordt doorgegeven aan de Arbodienst van het payrollbedrijf.
• Na de verzuimmelding behouden de consulenten van het payrollbedrijf het contact met de medewerker om de voortgang en duur van het verzuim te bespreken. Zo wordt er ook gekeken of er aangepaste mogelijkheden zijn om toch aan het werk te gaan. Dit gaat in goed overleg met de zieke medewerker, maar ook met de opdrachtgever.
• In opdracht van de consulent kan een bedrijfsarts ingezet worden. 
• Langer dan 6 weken ziek? Dan ontvangen medewerkers een oproep voor het spreekuur bij de bedrijfsarts. De arts bepaalt of en wanneer de medewerker het werk weer gaat opbouwen. Is de medewerker het niet eens met de uitspraak van de bedrijfsarts? Dan heeft hij/zij, op eigen kosten, recht op een second opinion of een deskundigenoordeel.
• Wanneer medewerkers weer in staat zijn om volledig te werken, dienen ze dit kenbaar te maken bij het payroll bedrijf en de inlener. Medewerkers die lange tijd ziek zijn geweest kunnen na ongeveer 3 weken een check-in verwachten van de verzuimconsulent om te bespreken hoe het nu gaat.
• Langer dan 41 weken ziek? Dan gaat er een ziekmelding uit naar het UWV. Met alle nodige aanvullende stappen, denk hierbij o.a. aan een arbeidsdeskundig onderzoek. 
• Langer dan 104 weken ziek? Dan volgt er ontslag (medewerker komt in aanmerking voor een WIA uitkering), tenzij er al is gestart met een re-integratie traject. Er moet dan wel uitzicht zijn op volledige terugkeer bij de werkgever.
   

Wat kost ziekteverzuim van een payroll medewerker?

De kosten van een zieke payrollmedewerker worden betaald door het payrollbedrijf en verschillen niet van de kosten die gelden voor medewerkers die direct in loondienst zijn. Doordat de kosten voor het payrollbedrijf zijn loopt de inlener minder risico en kan er een vervanger worden ingezet zonder extra kosten te maken. Een medewerker heeft 2 jaar lang recht op doorbetaling, oftewel, uitkering van salaris tijdens ziekte. Hierbij moet het payroll bedrijf minstens 70% van het salaris uitkeren. Afhankelijk van de van toepassing zijnde cao kan er een wachtdag ingehouden worden.

Onder bepaalde voorwaarden zijn de ziektekosten wel voor de inlener, denk hierbij aan situaties waarbij ziekte is ontstaan doordat er een arbeidsconflict heeft plaatsgevonden. In een aantal situaties neemt het UWV de uitbetaling van de zieke werknemer over. Een medewerker valt onder de ziektewet wanneer ze onder een no-risk polis vallen, een orgaandonatie ondergaan, zwanger zijn of ziek zijn ten gevolge van zwangerschap of bevalling. Dit geldt voor zowel payroll bedrijven als bedrijven die hun medewerkers zelf in dienst hebben.

Hier moet je op letten bij ziekte en payroll

Payroll en ziekte verloopt niet anders dan verzuim bij een ‘normaal’ bedrijf. Er zijn echter een aantal dingen waar je op moet letten:
 

• Hoewel het payrollbedrijf de juridisch werkgever is van jouw medewerkers, moeten inleners niet vergeten om zelf ook het contact te behouden met de zieke medewerker. Dit draagt bij aan een snellere terugkeer naar de werkvloer.
• De opbouw van verlof loopt tijdens verzuim gewoon door. Als een medewerker een lange periode ziek is geweest hebben ze daarna net zoals andere medewerkers recht op verlof. 
• Medewerkers die korter dan 2 jaar ziek zijn mogen over het algemeen niet ontslagen worden. Er zijn enkele uitzonderingen hierop, maar ontslag tijdens ziekte is in principe pas na 2 jaar mogelijk. Het payrollbedrijf kan dan het ontslag aanvragen bij het UWV voor de zieke medewerker. 
• Inleners mogen een andere medewerker inplannen om de vervallen dienst op te vangen, maar ze moeten wel verzekeren dat er nog een plek op de werkvloer is wanneer de zieke medewerker weer beter is. 
• Is jouw medewerker ziek geworden in het buitenland? Dan dienen zij zich volgens de geldende procedure ziek te melden en hebben daarbij een verklaring van een lokale arts nodig.