Afmelden instanties
De payrollorganisatie is bij een actieve samenwerking juridisch gezien werkgever van jouw medewerkers. Hierdoor kun je je als ondernemer dus afmelden voor een aantal instanties en daarmee dus ook de desbetreffende betalingen en afdrachten stopzetten. Wij zetten alle instanties voor je op een rijtje.
Wat is payroll?
In het kort kan payroll als volgt worden uitgelegd: een payrollbedrijf neemt de gehele (loon)administratie, de verplichtingen en risico’s van een onderneming over en fungeert dus als juridisch werkgever.
Instanties benaderen
Als je als ondernemer gaat payrollen dien je onderstaande instanties te benaderen:
Arbodienst
Gezien het feit dat de payrollorganisatie functioneert als juridisch werkgever betekent dit ook dat bij ziekte van jouw medewerkers de payrollorganisatie verantwoordelijk is voor het hele ziektetraject inclusief de bijbehorende kosten. Let wel: de wijze waarop hiermee wordt omgegaan kan per organisatie verschillen. Als je een deel van de medewerkers nog zelf in dienst hebt, dien je dit aan te geven bij de arbodienst en blijf je verantwoordelijk voor het ziektetraject en bijbehorende kosten van deze medewerkers.
Aandachtspunten arbodienst:
De ondernemer dient er rekening mee te houden dat hij/zij in gevolge van de Arbowet zelf verantwoordelijk is voor de veiligheid op de werkplek. De RI&E (risico-inventarisatie en evaluatie) valt niet onder de dienstverlening van een payrollbedrijf. In de RI&E breng je als ondernemer alle bedrijfsrisico’s binnen de organisatie in kaart. Aan de hand van deze inventarisatie wordt er een plan van aanpak gecreëerd voor het beheersen en voorkomen van deze risico’s. Dit plan komt de organisatie én de medewerker ten goede. Het leidt namelijk tot vermindering van ziekteverzuim en vergroot tegelijkertijd werkplezier en productiviteit.
Het hebben van een RI&E is een verplichting voor elke werkgever die personeel in dienst heeft. Het opstellen van een RI&E kun je uitbesteden of zelf uitvoeren. In dit laatste geval zijn er online meerdere instrumenten te vinden om een correcte RI&E op te stellen.
Ziekteverzuimverzekering
Afhankelijk van het feit of het gehele personeelsbestand of slechts een gedeelte hiervan in dienst treedt bij de payrollorganisatie, kan de ziekteverzuimverzekering volledig opgezegd dan wel aangepast worden op de nieuwe loonsom. Blijven er medewerkers in eigen beheer dan dien je bij de verzekeringsmaatschappij aan te geven om welke medewerkers het gaat en welke nieuwe loonsom hier bij hoort.
Pensioenfonds Horeca & Catering
De pensioenpremies worden gebaseerd op de loonsom van het bedrijf. Als je kiest voor payrolling wijzigt de loonsom in jouw voordeel. Loonsom wijzigingen kun je doorgeven via een voorschot correctieformulier. Dit formulier kun je vinden op de website van pensioenfonds horeca & catering (phenc).
Accountant/Boekhouder
De payrollorganisatie verzorgt de gehele loonadministratie voor de medewerkers die zij in dienst heeft. Vaak biedt een payrollorganisatie ook de mogelijkheid om de loonadministratie te verzorgen van medewerkers die je als ondernemer eventueel nog zelf in dienst hebt. Het gedeelte loonadministratie dat je uitbesteed aan een accountant en/of boekhouder kan komen te vervallen.
Voor de medewerker:
- Periodieke loonstroken;
- Jaaropgave.
Voor de ondernemer:
- Inhoudingen van premies;
- Signalering, overleg en doorvoering van doorstroom in het loongebouw conform cao;
- Output ten behoeve van de financiële administratie;
- Het versturen van een tijdige loonaangifte naar de Belastingdienst.
Fiscus: afdracht loonbelasting en sociale premies
De afdrachten loonbelasting en sociale premies worden bepaald op basis van de daadwerkelijke loonsom, door middel van de elektronische loonaangifte die de ondernemer verplicht is te doen. Medewerkers die uit dienst zijn meld je af in jouw loonadministratie. Wanneer al het personeel wordt ondergebracht bij een payrollbedrijf dien je dit binnen één maand aan de Belastingdienst door te geven. Je doet vervolgens nog aangifte over het laatste aangiftetijdvak waarin je nog wel inhoudingsplichtig was en betaalt de verschuldigde loonheffingen. Je ontvangt dan een ‘Intrekking aangiftebrief’. In deze brief staat met ingang van welk aangiftetijdvak je geen aangifte meer hoeft te doen.
Ontvang je geen brief, neem dan direct contact op met de Belastingdienst op 0800 – 0543. Het is aan te raden om dan voor de zekerheid een 0-aangifte te doen.
Download hier onze handige infographic over het afmelden van instanties.
Leidraad
Houd er rekening mee dat dit overzicht een leidraad is voor de af te melden en/of te wijzigen instanties en daardoor enigszins af kan wijken van jouw persoonlijke situatie. De te benaderen instanties kunnen namelijk verschillen per bedrijf en/of branche. Neem dan ook altijd zelf nog even contact op met de betreffende instanties.
Jouw personeelsadministratie uitbesteden?
Onze collega's vertellen je graag wat wij voor je kunnen betekenen!
Vraag adviesgesprek aan