Voor het eerst personeel aannemen kan een grote stap zijn in de ontwikkeling van jouw onderneming. Er zijn verschillende redenen om medewerkers aan te nemen. Misschien neemt de werkdruk toe of heb je de ambitie om te groeien. Wanneer je besluit om medewerkers in dienst te nemen zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden.
Hoe neem je jouw eerste werknemer aan?
De eerste stap als startende werkgever is het aannemen van personeel. Van het opstellen van een functieprofiel tot aan de loonadministratie en RI&E, er komt nogal wat kijken bij het werkgeverschap. Daarom hebben wij de belangrijkste zaken die je móet weten als je voor het eerst personeel aanneemt in een stappenplan gezet.Verken de mogelijkheden, naar wie ben je op zoek?
Als je op zoek gaat naar personeel, bedenk dan eerst voor jezelf naar wie je op zoek bent. Denk daarbij niet alleen aan de functie, maar kijk ook naar vaardigheden en eigenschappen die daarbij horen, evenals voor jou belangrijke karaktereigenschappen die passen bij jouw bedrijf en bedrijfsvoering.Stel een functieprofiel op, inclusief passend loon en arbeidsvoorwaarden
Een goed functieprofiel heb je nodig zodat je een goede vacature op kunt stellen. Bij het opstellen van een functieprofiel moeten de volgende punten helder gedefinieerd zijn:- Functienaam;
- Verantwoordelijkheden en kerntaken;
- Dienstverband (denk hierbij aan het aantal uren en wat voor contract je gaat aanbieden);
- Arbeidsvoorwaarden (zowel primaire als secundaire);
- Vereiste opleiding en/of minimale werkervaring.
Plaats de vacature op websites en vraag rond in jouw netwerk
Wees creatief en laat zien wat je een medewerker te bieden hebt! Waarom is juist jouw bedrijf “the place to be”?Houd sollicitatiegesprekken
Zorg dat je tijdens sollicitatiegesprekken laat zien dat je een toegevoegde waarde bent voor het werkgeluk van potentiële medewerkers, maar wees ook niet bang kritisch te zijn. En je zal ongetwijfeld iemand vinden die helemaal bij jouw bedrijf past.Check identiteit van nieuwe medewerker
Gelukt om de eerste medewerker aan te werven? Vergeet niet dat je verplicht bent om de identiteit van de nieuwe medewerker goed te controleren. Dit is onderdeel van de werkzaamheden die horen bij een personeelsadministratie. Hiervoor moet je een goed leesbare kopie van een geldig identiteitsbewijs bewaren in het dossier van de medewerker.Stel een arbeidscontract op
Voordat de medewerker aan de slag kan, moet je een arbeidsovereenkomst opstellen. In deze overeenkomst staan alle afspraken die je met de medewerker maakt over de functie. Wat moet er allemaal in een arbeidscontract staan?- Gegevens van de medewerker;
- Functienaam;
- Arbeidsduur;
- Salaris en de uitbetalingstermijnen (houd je uiteraard aan het minimumloon);
- Moment van indiensttreding;
- Duur van het contract (bepaalde of onbepaalde tijd);
- Lengte van de proeftijd;
- Vakantiedagen;
- Opzegtermijn.
Meld jezelf aan als werkgever bij de Belastingdienst
Wanneer je jouw eerste medewerker hebt aangenomen, dien je jezelf aan te melden bij de Belastingdienst als werkgever. Je ontvangt dan een loonheffingennummer van de Belastingdienst. Dit heb je nodig omdat je loonheffingen moet inhouden op het salaris van jouw medewerkers. Uiteraard moet je ook belastingaangifte doen.Geef een wijziging in het personeelsbestand door aan de KVK
Via de KVK geef je door dat er een verandering heeft plaatsgevonden in jouw personeelsbezetting. Ben je een eenmanszaak en wil je personeel in dienst nemen? Dan hoef je hiervoor niet de rechtsvorm van jouw onderneming aan te passen. De rechtsvorm zegt namelijk niks over het aantal medewerkers in dienst bij jouw onderneming. Je kan dus als eenmanszaak gewoon personeel aannemen.Bied (wanneer verplicht) pensioen aan en sluit de juiste werknemersverzekeringen af
Dit houdt onder meer in dat je aangesloten moet zijn bij een pensioenfonds. Daarnaast is het belangrijk om jezelf en je medewerkers te beschermen door diverse verzekeringen af te sluiten, zoals een ziekteverzuimverzekering, aansprakelijkheidsverzekering en collectieve ongevallenverzekering.Regel Arbo dienstverlening
Als werkgever ben je verplicht om een Arbo dienstverlening af te nemen, ter ondersteuning bij o.a. ziekteverzuim en RI&E.Richt de loonadministratie in op het hebben van personeel
Na het aannemen van jouw eerste medewerker is het belangrijk dat je elke maand netjes de loonadministratie afhandelt en bijhoudt. Tevens dien je op de hoogte te blijven van de geldende wet-en regelgeving en deze nauwgezet te volgen. Denk hierbij ook aan het beschermen van de persoonsgegevens van jouw medewerkers. Tenslotte moet je grip houden op o.a. de gewerkte uren en vakantiedagen. De salarisadministratie kost dan ook een hoop tijd. Het kan zich daarom lonen om de salarisadministratie uit te besteden, door middel van payroll bijvoorbeeld.Stel een RI&E op en wijs een bhv’er aan
Bij goed werkgeverschap is het belangrijk om geschikte arbeidsomstandigheden te bieden voor jouw personeel. Je bent daarom verplicht een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) op te stellen. Hierin leg je eventuele risico’s die jouw medewerkers lopen vast en definieer wat je eraan doet om dit te voorkomen. Houd er ook rekening mee dat de arbeidsinspectie kan langskomen om de arbeidsomstandigheden te controleren.Welke kosten komen er kijken bij het inzetten van personeel?
De kosten voor het inzetten van personeel bedragen gemiddeld 15 tot 36% van de omzet en 65 tot 82% van de totale kosten. De personeelskosten bestaan uit directe, indirecte en overige kosten.Onder de directe kosten vallen o.a. de premies werkgeverslasten, welke gemiddeld 25 tot 35% van het bruto uurloon van een medewerker bedragen. De exacte percentages zijn afhankelijk van de grootte van jouw onderneming, jouw sector en de afspraken die je maakt met de werknemers zelf. Denk bij directe kosten ook aan een ziekteverzuimverzekering; je loopt immers altijd het risico dat een medewerker ziek wordt en het is verstandig je daarvoor te verzekeren.
Onder indirecte kosten vallen o.a. de mogelijke juridische kosten bij een conflict, maar ook de kosten van de diverse risico’s die bij het werkgeverschap komen kijken, denk bijvoorbeeld aan de transitievergoeding bij ontslag. Het voeren van een personeelsadministratie kost daarnaast altijd tijd en daarom ook geld. Je kan ervoor kiezen om het uit te besteden, je eigen uren zijn immers ook niet gratis.
Natuurlijk kan een werknemer ook heel veel voor jou opleveren. Het is dus altijd belangrijk om de kosten goed op te wegen tegen de baten!
Alle personeelskosten inzichtelijk? Lees het kennisbankartikel “Wat kost personeel?”
Mogelijkheden voor personeel aannemen
Er zijn veel werkzaamheden die komen kijken bij het voeren van een personeelsadministratie. Om die reden kiezen veel ondernemers ervoor om hun salarisadministratie uit te besteden. Je hebt als ondernemer verschillende opties:- Payrolling - Wanneer je gaat payrollen komen jouw medewerkers in dienst bij het payrollbedrijf, maar blijf jij ze aansturen. De werving en selectie voer je ook zelf uit (in tegenstelling tot een uitzendbureau). Het payrollbedrijf wordt dus de juridisch werkgever van de medewerkers. Hierdoor bespaar jij jezelf een hoop tijd, moeite en misschien wel het belangrijkste - risico.
- Uitzendbureau - Via een uitzendbureau kun je makkelijk en snel (veelal tijdelijke) medewerkers inzetten. Zij blijven in dienst van het uitzendbureau. Hiervoor geldt dat uitzendkrachten een hoger uurloon ontvangen omdat je een fee betaalt aan het uitzendbureau. Daarnaast moet je er rekening mee houden dat er strenge regels gelden voor uitzenden en je niet zomaar een uitzendkracht lang in dienst kan nemen zonder consequenties.
- Freelancers - Een andere optie is het aannemen van freelancers. Zij factureren hun gewerkte uren en voeren hun eigen administratie. Hierdoor bespaar jij jezelf een hoop tijd. De keerzijde hiervan is dat een freelancer vaak veel prijziger is dan een medewerker die ‘normaal’ bij jou in loondienst is.
Wat kost een medewerker?
Weet jij wat het in dienst hebben van een horeca medewerker kost? Wij hebben alle kosten en premies voor je op een rijtje gezet!
Download de infographic