Wat kost personeel? Alle kosten in kaart gebracht!

De personeelskosten voor de werkgever bedragen gemiddeld 65 tot 82% van de totale kosten en 15 tot 36% van de omzet. Onderdeel van de personeelskosten zijn de premies werkgeverslasten. Deze bedragen ongeveer 25 tot 35 procent van het bruto uurloon van een medewerker. De exacte percentages zijn afhankelijk van de grootte van jouw onderneming, jouw sector en de afspraken die je maakt met de werknemers zelf.

Wij hebben alle kosten voor je op een rij gezet!

Hoe zijn de personeelskosten opgebouwd?

De personeelskosten bestaan uit directe, indirecte en overige kosten. 
 

Wat zijn de directe loonkosten?

De directe loonkosten zijn kosten die specifiek toegewezen kunnen worden aan het personeel. Deze kosten vormen de basis van de totale loonkosten. De directe loonkosten bestaan uit:
 

• Bruto salaris en werkgeverslasten

  Het bruto salaris van een medewerker bedraagt altijd tenminste het wettelijk minimumloon. Uiteraard mag je er als werkgever voor kiezen een hoger bruto salaris toe te kennen. Het wettelijk minimumloon wordt (opnieuw) vastgesteld door de overheid op 1 januari en 1 juli. Vergeet niet dat een werkgever verplicht is om verschillende premies en bijdragen te betalen over het loon. Dit houdt in dat er vaak 25 tot 35% extra kosten bij komen kijken, het zogenoemde percentage werkgeverslasten. Denk hierbij aan de premies werknemersverzekeringen en pensioenpremies.
   

• Reserveringen

  Een medewerker heeft recht op minimaal 8 procent vakantiegeld van het bruto jaarloon. Het vakantiegeld wordt normaal gesproken jaarlijks in één keer uitbetaald. Daarnaast dient de ondernemer ook een percentage te reserveren voor vakantiedagen, kort verzuim en bijzonder verlof.
   

• Pensioen

  Afhankelijk van de cao is de werkgever verplicht om pensioenpremie af te dragen voor het ouderdomspensioen van de medewerkers en eventueel nabestaandenpensioen. De werkgever draagt het totaal aan pensioenpremie af en houdt een deel in op het brutoloon van de werknemer. De pensioenlasten van de werkgever bedragen dus enkel het werkgeversdeel.
   

• Ontwikkelingsbudget

  Als ondernemer wil je voldoen aan de ontwikkelingsbehoefte van je medewerkers; je wil jouw personeel immers de mogelijkheid geven om te blijven ontwikkelen. Zo kunnen medewerkers gebruik maken van allerlei trainingen, opleidingen en workshops volgen. Hiervoor dien je een percentage te reserveren als ontwikkelingsbudget.
   

• Reiskostenvergoeding

  Of de ondernemer een reiskostenvergoeding moet betalen aan de medewerker verschilt per cao. Toekennen mag natuurlijk altijd. In dat geval is de hoogte van de vergoeding mede afhankelijk van de afspraken die je met jouw medewerkers maakt.
   

• Ziekteverzuimverzekering

  Het kan altijd gebeuren dat één van jouw medewerkers langdurig ziek wordt. Deze kosten kunnen snel oplopen. Vooral voor kleinere bedrijven kan dit erg riskant zijn. Je kunt je hiertegen verzekeren. De kosten zijn vooral afhankelijk van het verzuimverleden en de hoogte van het eigen risico.
   

• Kosten secundaire arbeidsvoorwaarden

  Bedrijven hanteren ieder zo hun eigen secundaire arbeidsvoorwaarden, denk hierbij bijvoorbeeld aan het verzorgen van een lunch of sportsessies, een dertiende maand, leaseauto en een laptop of telefoon van de zaak. Daarnaast is ontspanning op het werk erg belangrijk en mag dit zeker niet vergeten worden. Houd er rekening mee dat je hier als werkgever ook geld voor vrij moet maken.

Wanneer er een cao verplichting is, vallen de directe loonkosten vaak hoger uit. Dit komt o.a. doordat er vaak een uurloon gehanteerd wordt dat hoger ligt dan het minimumloon.

Wat zijn de indirecte loonkosten?

De indirecte kosten zijn loonkosten die niet specifiek toegewezen kunnen worden aan het personeel. Deze kosten zijn enkel verplicht indien wettelijk of in de van toepassing zijnde cao vastgelegd. De indirecte loonkosten bestaan uit:
 

• Kosten juridische zaken

  Je wilt er liever niet aan denken, maar het kan altijd gebeuren dat je verwikkeld raakt in een juridisch conflict. Denk hierbij aan advieskosten bij arbeidsconflicten of aansprakelijkstelling door derden. Kosten die hoog op kunnen lopen en waar je een verzekering voor kunt afsluiten.
   

• Kosten administratie HRM

  Bij werkgeverschap hoort ook het traject van werven en aannemen van personeel, denk hierbij bijvoorbeeld aan sollicitatiegesprekken en het opstellen van contracten. Eenmaal in dienst krijg je te maken met ziekmeldingen, verlofaanvragen en scholing-en opleiding. Tenslotte komt ook bij uitdiensttreding het een en ander kijken, zoals exitgesprekken en uit dienst melden. Daar bovenop wordt er als werkgever van je verwacht dat je de wet-en regelgeving correct naleeft. Je kunt je dus wel een goede voorstelling maken van de tijd die jij of de afdeling personeelszaken hieraan kwijt is. Tijd die jou als ondernemer ook geld kost.
   

• Kosten risico’s contracten

  Werkgeverschap brengt ook risico’s met zich mee. Je moet je immers houden aan de letters van de wet en daarin zijn regels vastgelegd die zowel de werknemer als de werkgever beschermen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan transitievergoeding bij ontslag, maar ook regels omtrent vaste contracten. Naast de tijd die je hierin moet investeren kunnen werkgeversrisico’s ook de nodige kosten met zich mee brengen.
   

• Kosten accountant / administratiekantoor

  Maak je gebruik van een accountant of administratiekantoor voor je administratie? Reken dan ook de kosten mee die je kwijt bent aan het jaarwerk, de kosten per loonstrook en kosten voor aanvullend advies.
   

• Overige verzekeringen

  Als werkgever heb je diverse mogelijkheden om jezelf te verzekeren tegen kosten en risico’s. Naast bovengenoemde verzekeringen kun je hierbij ook denken aan personeelsverzekeringen, zoals een collectieve ongevallenverzekering.
   

Wat zijn de overige personeelskosten?

Naast directe en indirecte personeelskosten zijn er ook nog overige kosten waar je rekening mee moet houden. Zo dien je jouw medewerkers te voorzien van een geschikte werkplek, bedrijfskleding (indien het dragen hiervan verplicht is) en zul je rekening moeten houden met speciale arbeidsvoorzieningen om de veiligheid te garanderen. 

Houd er tevens rekening mee dat inflatie kan leiden tot een loonsverhoging. Medewerkers verwachten in tijden van hoge inflatie sneller loonsverhoging ter correctie.
 

Hoe worden de loonkosten berekend?

De fout die vaak wordt gemaakt bij het berekenen van de loonkosten is dat men de diverse loonkosten bij elkaar optelt. Was het maar zo simpel! De personeelskosten kun je niet berekenen door gewoonweg de verschillende percentages aan loonkosten bij elkaar op te tellen. De percentages van de sociale premies worden namelijk niet alleen berekend over het brutoloon, maar ook over het betaalde vakantiegeld. Dit geldt ook voor de pensioenpremie. 

Bovendien kan het per branche verschillen hoeveel personeel kost, oftewel hoe hoog de loonkosten zijn. Dit komt o.a. door een verschil in hoogte van de premies voor de werkgeverslasten per sector. Zo zijn de kosten voor een horecamedewerker anders dan die in de retail. 

Toch benieuwd naar de personeelskosten van jouw onderneming? Er zijn online tools beschikbaar die jou helpen om een indicatie te berekenen van wat personeel jou kost. Wij hebben een link naar een veelgebruikte tool voor je toegevoegd.

Bereken mijn loonkosten
 

Personeelskosten en wijzigingen in 2024

De wet- en regelgeving met betrekking tot personeel en de bijkomende kosten wijzigt vaak. Het is belangrijk om deze ontwikkelingen goed in de gaten te houden. Voor nu zijn de volgende wijzigingen van belang:
 

• Flinke stijging minimumloon per 1 januari 2024
• Stijging van de onbelaste thuiswerkvergoeding
• De onbelaste reiskostenvergoeding gaat omhoog naar 23 cent per kilometer
• Het verstrekken van een OV-kaart wordt eenvoudiger
   

Wat kost personeel via payroll?

De kosten voor personeel via payroll bestaan uit het bruto uurloon van de medewerker vermenigvuldigd met de payroll omrekenfactor. De hoogte van dit tarief ligt tussen de 1,65 en 1,82 aangezien de loonkosten 65% tot 82% van alle kosten van een ondernemer bedragen.

Een payrollmedewerker kost meer dan een medewerker in eigen dienst omdat je bovenop het uurloon nog een “marge” betaalt. Vergeet echter niet dat er ook heel wat kosten komen kijken bij het zelf in dienst nemen van een medewerker en dat je veel kosten kunt besparen doordat het payrollbedrijf diverse lasten en risico’s van je overneemt. Denk hierbij aan eventuele kosten bij ziek personeel. Maak dus altijd een goede vergelijking.

Payrollmedewerkers zijn in ieder geval goedkoper dan uitzendkrachten. Bij een uitzendbureau betaal je namelijk extra kosten die je niet betaalt bij een payrollbedrijf, zoals de wervingskosten.