Een payrollorganisatie neemt voor jou als ondernemer de loonadministratie, personeelsadministratie en daaruit komende verplichtingen en verschillende risico’s van je over. Daardoor ben jij niet langer de juridisch werkgever, maar wordt de payrollorganisatie dat. Maar geen zorgen; jij blijft wel de leidinggevende van jouw medewerker én natuurlijk aan het roer van jouw eigen organisatie. Payroll kent dan ook vele voordelen.
🕰️ Minder tijd kwijt aan de personeelsadministratie
Het opmaken van arbeidsovereenkomsten, aanmelden arbodienst en het volgen van cao en wetswijzigingen; allemaal voorbeelden van dingen die je als ondernemer niet meer hoeft te doen als je gaat payrollen. Ook niet voor tijdelijke medewerkers en oproepkrachten. Dat bespaart je een hoop tijd, kopzorgen én risico. Daarnaast ben je beter bestendig tegen flexibele omstandigheden, zoals bij seizoenswerk.
⚖️ Juridisch werkgeverschap verleggen
Als werkgever heb je verantwoordelijkheden en verplichtingen. Door jouw medewerkers bij een payrollorganisatie op contract te zetten, verleg je die verantwoordelijkheden en risico’s, zoals bij ziekte en ontslag. Kies je daarbij voor een gecertificeerd payrollbedrijf, dan ben je ook nog eens bij de Belastingdienst gevrijwaard. Kijk daarom altijd of het payrollbedrijf is opgenomen in het register van Stichting Normering Arbeid (SNA).
☎️ Deskundige helpdesk waar je altijd terecht kan
Wet- en regelgeving veranderen snel en vaak. Daarnaast kloppen je medewerkers regelmatig bij je aan met allerlei vragen over loonstroken, vakantiedagen en ziekmeldingen. Door te payrollen krijgen medewerkers de kans om al deze vragen te richten aan een helpdesk. Hier worden ze altijd netjes te woord gestaan en weet je zeker dat ze een deskundig antwoord krijgen. Heb je als ondernemer zelf vragen? Geen zorgen, jouw vaste helpdeskmedewerker staat je graag te woord.
🔍 Personeelskosten helder inzichtelijk
Door te payrollen weet je iedere maand precies wat je aan jouw medewerkers kwijt bent. Je komt niet voor nare verrassingen te staan met betrekking tot heffingen, verzekeringen en premies. De payrollorganisatie zorgt dat dit goed geregeld is en rekent jou één duidelijk bedrag. Wel zo handig!
📅 Correcte salarisuitbetaling
Voor de meeste medewerkers is de correcte uitbetaling van het salaris het belangrijkste voordeel van payroll. Medewerkers kunnen zelf kiezen of ze liever per week of per maand betaald worden en wij zorgen áltijd dat het tijdig op de rekening van de medewerkers staat.
🧩 Onderdeel van een team
Jouw medewerker is gewoon onderdeel van jouw team. Jij als ondernemer voert namelijk zelf de werving en selectie uit. De payrollorganisatie neemt alleen de personeelsadministratie en salarisadministratie over en niet de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer. Zo blijf je altijd verbonden met jouw team terwijl wij op de achtergrond zorgen dat alles netjes geregeld is.
📄 Dezelfde of zelfs betere arbeidsvoorwaarden
Jouw medewerker die via het payrollbedrijf werkt heeft dezelfde rechten (en dus ook salaris bijvoorbeeld) als een medewerker die bij jou in dienst is. Onderling is er geen verschil tussen de medewerkers. Ook de secundaire arbeidsvoorwaarden voor een medewerker via een payrollbedrijf zijn gelijk aan wanneer een medewerker bij jou op contract staat. Wél hebben sommige payrollbedrijven interessante extra’s voor jouw medewerker zoals korting op de collectieve zorgverzekering en andere leuke winkels en uitjes via Kolibrie Benefts en toegang tot leerzame online trainingen via bijvoorbeeld GoodHabitz.
🤒 Doorbetaling bij ziekte en faillissement
Als jouw medewerker ziek is, krijgt hij ziektegeld in plaats van salaris dus het inkomen valt niet weg. Daarnaast worden de medewerkers goed begeleid door een verzuimafdeling. Ziek zijn is natuurlijk niet leuk. We proberen dan ook zoveel mogelijk de situatie te verzachten, waardoor de medewerker hopelijk gezond en zo snel mogelijk weer aan de slag kan. Tevens zijn de medewerkers beschermd bij faillissement van de opdrachtgever. Het payrollbedrijf zorgt voor doorbetaling van het salaris en gaat samen met de medewerker op zoek naar een nieuwe baan. De algemene voorwaarden zijn op bovenstaande van toepassing.
Kosten van payroll
Het uitbesteden van de personeelsadministratie en de salarisadministratie brengt extra kosten met zich mee. Die kosten zitten opgenomen in het uurtarief dat je betaalt aan de payrollorganisatie. Het brutosalaris en de afdrachten zijn uiteraard hetzelfde. In de praktijk blijkt de meerprijs voor de dienstverlening van het payrollbedrijf niet op te wegen tegen de risico's en tijd die het jou als ondernemer bespaart - tijd waarin je andere dingen kunt doen die jouw bedrijf verder brengen. Om alle kosten inzichtelijk te maken hebben we een rekenvoorbeeld gemaakt om je payroll kosten te berekenen.Geen 100% ontzorging
Hoewel je op gebied van personeelsadministratie en loonadministratie veel werk uit handen geeft, blijft de werving en selectie van jouw nieuwe medewerker bij jou liggen. Alleen op die manier houd je zelf grip op de samenstelling van jouw eigen team en dus jouw eigen dienstverlening. Payroll is dus geen 100% ontzorging op het gebied van personeel, maar het neemt wel een hoop zorgen weg. Je kunt het het beste zien als een verzekering waarmee je jezelf verzekerd tegen de administratieve en financiële risico's van het in dienst hebben van personeel.Binding met het bedrijf
We horen regelmatig van ondernemers dat medewerkers bang zijn binding met het bedrijf te verliezen. Ook voor ondernemers een reden voor twijfel ten aanzien van payroll. Het is in ieder geval een veelgehoord nadeel, waar we graag meer over vertellen.Bij payroll werkt een medewerker voor jou en heeft met jou en de directe collega’s het meeste contact. Alleen wanneer hij of zij vragen heeft over de arbeidsovereenkomst, salarisbetaling of bij de begeleiding van een ziekmelding, heeft hij contact met de payrollorganisatie. Het zijn dus met name de praktische zaken die het payrollbedrijf overneemt. Alles wat juist bepaalt hoe sterk de binding is tussen het bedrijf en de medewerker speelt zich af op de werkvloer en blijft dus onveranderd.
Het is wel belangrijk dat je een payrollorganisatie kiest die een goed bereikbare helpdesk heeft. Zo heeft jouw medewerker het gevoel dat hij of zij altijd bij iemand terecht kan en dat vertaalt zich naar plezier op de werkvloer!
Zekerheid en arbeidsvoorwaarden
Het uit handen geven van de personeelsadministratie en daarmee opeens op de loonlijst komen te staan van een externe partner is altijd spannend voor alle partijen en kan veel onzekerheden oproepen. Medewerkers vragen zich af hoe baanzeker ze zijn en wat dit betekent voor hun arbeidsvoorwaarden en ervaren dit in eerste instantie als potentieel nadeel van payroll.Payroll biedt hen echter meer zekerheden dan dat ze denken. Zo zijn de arbeidsvoorwaarden, zoals al eerder benoemd, minimaal even goed als die van hun collega's die niet op de payroll staan en vaak zelfs beter, aangezien payrollbedrijven door hun volume extra voordelen aan medewerkers kunnen aanbieden. Ook wet-en regelgeving voor ziekte, contracten en ontslag zijn gelijk. Tevens wordt er streng gecontroleerd op naleving van de regels binnen de flexbranche. Verder beschermt payroll de medewerker bij faillissement; iets waar zij niet tegen beschermd zijn als zij direct in dienst zijn van een bedrijf.
Inmiddels is Kolibrie al bijna 30 jaar marktleider binnen de payrollbranche. In die jaren hebben we ons ontwikkeld tot specialist binnen de horeca, maar zijn er ook verschillende andere branches waar we actief zijn. Kolibrie neemt voor werkgevers het juridisch werkgeverschap uit handen en dat werkt omdat ondernemers het meeste gebaat zijn bij minder administratie, regels, risico’s en dus minder zorgen. Kolibrie heeft een helpdesk die goed bereikbaar is waar onze specialisten voor je klaarstaan met advies of antwoorden op je vragen. Naast payroll biedt Kolibrie ook HRM diensten aan waardoor jij als ondernemer extra gefaciliteerd wordt bij het ontwikkelen van jouw bedrijf en jouw team, denk hierbij aan HRM diensten.
Hoe kies je het beste payrollbedrijf om mee samen te werken? Naast het op rij zetten van alle voor- en nadelen van payroll voor werkgevers en werknemers is het belangrijk om het gesprek aan te gaan. Het is altijd goed om te kijken of je een klik hebt met de mensen waar je contact mee gaat hebben bij het payrollbedrijf. Hebben ze korte lijntjes? Een fijne helpdesk waar je makkelijk bij terecht kan? Daarnaast is het ook belangrijk om te checken welke risico's het bedrijf van je overneemt en of het bedrijf over de juiste certificeringen beschikt. Met deze voordelen, nadelen en tips hebben we het hopelijk makkelijker voor je gemaakt om de juiste keuze te maken voor jou en je organisatie.
Meest gestelde vragen
Voor wie is payroll geschikt?
Payroll is voor elke ondernemer geschikt, maar met name als je op zoek bent naar extra zekerheid doordat je het juridisch werkgeverschap uit handen geeft. Weinig administratie omdat alles voor je wordt geregeld. Dus ook ziekteverzuim begeleiding en juridische vragen worden beantwoord.
Wat zijn de payrollkosten?
De kosten voor payroll bestaan uit de payroll omrekenfactor vermenigvuldigd met het bruto uurloon van de medewerker. Deze kosten betaal je per gewerkt uur van de medewerker. De bruto uurlonen kunnen per medewerker verschillen, hierdoor kan het tarief per medewerker ook anders zijn. Bereken nu jouw payrollkosten met onze payrollcalculator!
Wat kost iemand op de payroll?
De kosten van iemand op de payroll zitten opgenomen in het uurtarief wat betaald wordt aan een payrollbedrijf. Dit bestaat uit een kleine extra marge bovenop het afgesproken uurloon. Deze marge kan verschillen per medewerker en wat er afgesproken is.
Waar moet ik op letten als ik payrollbedrijven wil vergelijken?
Er zijn 3 zaken belangrijk om goed naar te kijken als je payrollaanbieders gaat vergelijken: betrouwbaarheid, tarieven en voorwaarden. Hoe je deze het beste met elkaar kunt vergelijken hebben we voor je op een rijtje gezet in een kennisbankartikel.
Hoe lang mag je via payroll werken?
Er zit geen limiet aan het werken via een payrollconstructie. Payrolling is niet hetzelfde als uitzenden, waarbij er wel limieten gelden. Als payrollmedewerker ben je niet anders dan als een medewerker die normaal in loondienst is bij een bedrijf. Alleen de juridisch werkgever is anders, verder blijft het in de praktijk hetzelfde.