Kolibrie Online

De inloggegevens voor de ‘oude’ Kolibrie HRM app en de nieuwe website/app Kolibrie Online zijn niet hetzelfde. Mocht je jouw wachtwoord vergeten zijn, of ben je zelf nog nooit op Kolibrie Online geweest? Kies dan op de inlogpagina voor ‘Wachtwoord vergeten’, vul jouw mailadres in en ontvang een mail om jouw wachtwoord opnieuw in te stellen.  

Op de website en in de app kun je bij precies dezelfde gegevens. Beide platforms zijn dan ook voor iedereen te gebruiken, het ziet er alleen net wat anders uit. Jij kunt zelf kiezen wat voor jou (op welk moment) het fijnste werkt.

Als je een storing krijgt in de app, is het goed om te weten dat je ook altijd nog terecht kan op de website: Kolibrie Online. De storing in de app wordt zo snel mogelijk verholpen.

Via de tegel ‘Urenbriefje aanmaken’ of de knop aan de linkerzijde ‘Urenbriefjes’ kom je bij het urenbriefje van de juiste periode uit. In het urenbriefje zijn er verschillende opties op basis van het type medewerker:

• In het urenbriefje kun je zien wat de contracturen per week zijn. De vaste uren kunnen we eventueel standaard in het urenbriefje klaarzetten en verwerken, zodat je alleen bij bijzonderheden (ziekte of verlof) iets door hoeft te geven. Anders verwerken wij de contracturen automatisch.
• Geef je minder dan de contracturen door voor een week? Dan kun je na het goedkeuren van het urenbriefje aangeven wat de reden hiervan is. Kolibrie zal dan verder controleren of alles voor die week juist verwerkt is.

Flexibele medewerkers zonder contracturen
Voor de flexibele medewerkers geldt geen minimum aantal uur per week. Let er goed op dat we hierbij wel rekening moeten houden met wet- en regelgeving zoals:

• Minimaal 3 uur per oproep/dienst
• Maximaal 12 uur per oproep/dienst
• Maximaal 60 uur per week (55 uur per 4 weken, 48 uur per 16 weken)

Medewerkers waarvan nog een inschrijving loopt
Het is mogelijk om voor een medewerker waarvan de inschrijving nog loopt al uren in het urenbriefje te zetten. Na het ‘Goedkeuren’ van het urenbriefje houden we bij Kolibrie de uren bij. Zodra de medewerker zijn/haar contract heeft getekend, zetten we automatisch de uren door richting het eerstvolgende betaalmoment.

In het urenbriefje herken je de medewerker waarvan een inschrijving nog loopt aan de ontbrekende functietitel en salaris. Dit zijn gegevens die gedurende een inschrijving mogelijk nog kunnen veranderen.  



 

Kolibrie heeft een directe koppeling met een aantal kloksystemen (bijvoorbeeld: L1nda, Horeko of Nostradamus). Via deze koppeling kun je gewerkte uren rechtstreeks naar Kolibrie Online versturen. Op Kolibrie Online hoef je de uren alleen nog te controleren. Aan de hand van een aantal eenvoudige stappen heb je de uren snel aan ons bevestigd.

Voor relaties die de uren vanuit een ander kloksysteem of Excel bestand willen importeren, is dat ook mogelijk op Kolibrie Online. Stuur ons een voorbeeld bestand en wij kunnen dit voor je inregelen op Kolibrie Online. Dat scheelt een hoop werk bij het doorgeven van de uren!

• Nieuwe inschrijving
  Concept, medewerker is nog niet uitgenodigd.
• Medewerker dient gegevens nog aan te vullen
  Persoonlijke gegevens en/of ID- documenten ontbreken nog. In stap 4, 5 of 6 kun je zien waar de medewerker precies is gebleven.
• Opdrachtgever vult gegevens aan
  Opdrachtgever dient selfie te controleren in stap 6.
• Inschrijving aangeboden aan Kolibrie
  Alle gegevens zijn compleet. Kolibrie controleert de gegevens en stelt het contract op. Het kan voorkomen dat er aan de hand van de aangeleverde gegevens nog aanvullende acties vanuit Kolibrie nodig zijn. Dit kun je herkennen aan de exportstatus ‘handmatige verwerking’. Bij vragen over de ingevulde gegevens ontvangt de opdrachtgever of medewerker bericht van Kolibrie.