De werkdag van HR-officer Anouk

9.00

Dagstart, zo noemen we het begin van onze werkdag. Oftewel: alle koppen bij elkaar om te overleggen hoe we er voor staan. We werken met ongeveer 8  collega’s en dus het is goed om de taken te verdelen en af te spreken wie wat gaat doen.

9.30

Aan de slag! Het is mijn taak om alle gegevens die binnen komen te verwerken. Ik verwerk dus de gewerkte uren, arbeidsovereenkomsten en alles dat daarbij komt kijken. En dat is veel, kan ik je vertellen. Mutaties in uren, adreswijzigingen van medewerkers feestdagentoeslagen, verlofaanvragen, nieuwe opdrachtgevers inschrijven, controles, maar ook medewerkers die uit dienst gaan: het zijn slechts een paar voorbeelden. Een flinke verantwoordelijkheid, alles wat wij verwerken heeft gevolgen voor de contracten of loonstroken van onze medewerkers en facturen voor onze opdrachtgevers. Daarom is het van belang dat ik me goed concentreer dus ik neem nog een bakkie koffie!

10.00

Ik moet echt even puzzelen. Er wordt een correctie doorgegeven door een opdrachtgever, het gaat om de uren van de voorgaande maand. Samen met een consultant ga ik overleggen wat er precies aangepast moet worden zodat dit we dit goed verwerken. Zodra de correctie is doorgevoerd geef ik de consultant een seintje zodat dit gecommuniceerd kan worden naar de opdrachtgever.

11.00

Een kop thee en de stand van zaken bespreken met mijn directe collega’s. De meeste gegevens komen digitaal binnen, er komt steeds minder papier aan te pas. Desalniettemin komen er via verschillende kanalen acties binnen en gedurende de dag overleggen we regelmatig even kort om te kijken wat prioriteit heeft. De arbeidsovereenkomst van een medewerker die de volgende dag al staat ingeroosterd, heeft bijvoorbeeld meer haast dan een adreswijziging.

Het is woensdag en dat betekent dat alle uren ingevoerd moeten zijn zodat op donderdag de verloning plaats kan vinden. Veel ondernemers geven maandag of dinsdag al door hoeveel uren iedereen gewerkt heeft, maar in de loop van de week zijn er nog veel aanvullingen en mutaties. Daarnaast worden er dagelijks controles gedaan of we alles netjes conform de regels hebben verwerkt.

12.30

Lunchtijd. Ik schuif aan in de kantine. ‘s Ochtends thuis brood smeren hoeft nooit, want onze kantinejuf zet iedere dag van alles klaar voor een heerlijke (gezonde) lunch. Bovendien is het hartstikke gezellig om met z’n allen te eten, zo spreek je ook collega’s van andere afdelingen.

13.00

Ik ga aan de slag met een grote stapel arbeidscontracten, ditmaal voor een strandtent die sinds kort met Kolibrie samenwerkt. Een opdrachtgever onder de noemer new business dus. Wij verzorgen alle administratie die hierbij komt kijken. Vlak voor de zomer zijn er overigens altijd veel seizoensbedrijven die nieuwe medewerkers inschrijven. Meestal hebben wij het drukker naarmate het mooier weer wordt, de horeca draait dan op volle toeren. Dat vraagt om meer inzet van medewerkers, dus ook meer uren die verwerkt moeten worden.

15:30

Er staan ook nog wat controles op de planning voor vandaag. Dagelijks voeren we controles uit in onze administratie. Zo zijn er bijvoorbeeld payrollkrachten die recht hebben op een toeslag op bepaalde uren. Kolibrie is verantwoordelijk voor de juiste verwerking hiervan. We werken erg nauwkeurig en vandaar dat we op specifieke onderwerpen net wat extra controleren.

17.15

Het zit erop voor vandaag. Gelukkig hebben we vandaag alles afgekregen wat op de planning stond. Morgen weer een nieuwe dag! Voor sommigen is het zelfs al weekend, want we hebben ook wat parttimers binnen ons team. Zelf ben ik morgen weer op het kantoor.

16:30

Inderdaad, er komen op de valreep nog wat gegevens binnen. Geeft niet, stiekem houd ik ook wel van een beetje hectiek. Kolibrie verloont op verschillende momenten: wekelijks, vierwekelijks en zelfs maandelijks. Soms gebeurt het dat opdrachtgevers echt iets vergeten zijn en dan komt er op vrijdag nog een lijstje met gewerkte uren binnen met de vraag of dat nog voor het weekend uitbetaald kan worden. Dat moet geen gewoonte worden, maar we proberen het zo snel mogelijk op te lossen. Voor een medewerker is het natuurlijk wel prettig om alsnog het salaris op tijd te ontvangen.