Urenregistratie

Wat is urenregistratie?

Urenregistratie is in feite niets anders dan het bijhouden en vastleggen van de gemaakte uren van het personeel. Waarom zou je urenregistratie doen? Nou, dat is heel simpel: je bent verplicht om een urenregistratie bij te houden zodra je werknemers aanneemt. In praktijk betekent dit echter meer dan alleen het bijhouden van de gewerkte uren. Je moet ook toeslag-, verlof- en ziekte-uren bijhouden. Dit kun je op verschillende manieren doen. Het kan via Excel of een digitaal systeem waarin je de urenregistratie bij kan houden. De Inspectie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid kan komen controleren of jij de uren volgens de urenregistratiewetgeving bijhoudt, het is dus belangrijk dat dit altijd netjes op orde is.

Hoe verwerkt Kolibrie de uren van medewerkers?

Na het registreren van de gewerkte uren van jouw payrollmedewerkers, dienen deze uren in de Kolibrie Online omgeving klaargezet te worden. In deze omgeving worden de gewerkte uren in een duidelijk overzicht klaargezet op een urenbriefje. Je kan hier nog eventuele wijzigingen doorvoeren om vervolgens het urenbriefje goed te keuren, zodat Kolibrie de urenverwerking en salarisbetaling in orde kan maken. Zo snel is alles geregeld!

Welke urenregistratiesystemen kunnen er gekoppeld worden?

Er zijn verschillende mogelijkheden om de geklokte uren van jouw medewerkers te registeren en door te sturen naar Kolibrie. Maak je bijvoorbeeld zelf een excellijst van de gewerkte uren of kun je die uit jouw huidige klok- of kassasysteem halen? Dan kan je eenvoudig jouw urenlijst importeren.

Om de uren direct te koppelen met Kolibrie heb je een registratiesysteem nodig. Heb je zelf een bestaand registratiesysteem in huis (zoals Horeko of Nostradamus)? Dan kan Kolibrie eenvoudig en snel jouw uren koppelen.

Hoe importeer ik mijn uren?

In Kolibrie Online kunnen importprofielen aangemaakt worden. Dit betekent dat je als opdrachtgever rechtstreeks een exportlijst van de uren uit een kassa- of registratiesysteem (of een handmatig excel) kunt inlezen in Kolibrie Online. Deze hoeven dan niet meer handmatig ingevoerd te worden in Kolibrie Online. Het maken van een importprofiel, zodat je jouw exportlijst kunt inspoelen, verzorgt Kolibrie voor jou. Het maken van een importprofiel doen wij kosteloos.

Wat heb je nodig?

• Importprofiel in Kolibrie Online
• Urenoverzicht in Excel of .CSV exportfile
• Verplichte aanwezige velden in het importfile:
  - Naam / achternaam medewerker
  - Gewerkte data
  - Uren gewerkt per dag

Hoe koppel ik mijn urenregistratiesysteem?

Door een koppeling met jouw registratiesysteem en Kolibrie Online kan je eenvoudig de gewerkte uren klaarzetten in een urenbriefje. Daarnaast kunnen ook de stamgegevens van medewerkers opgehaald worden. Kolibrie Online zal de medewerkers proberen te matchen met de actieve plaatsingen, bekend in ons systeem. Lukt dit niet automatisch, dan kunnen deze medewerkers eenmalig handmatig gekoppeld worden aan een plaatsing. Kolibrie Online onthoudt deze koppeling automatisch voor een daarop volgende import.

Met onderstaande partners heeft Kolibrie een samenwerking op het gebied van urenregistratie. Werk je met een van deze partners en wil je koppelen met Kolibrie Online? Laat jouw partner contact met Kolibrie opnemen!

• Horeko
• L1nda
• Shiftbase
• Nostradamus
• Dyflexis

Ook als het systeem dat jij gebruikt er niet tussen staat kan de betreffende partner het beste contact opnemen met Kolibrie voor de mogelijkheden.