Home    /    Over ons    /    Werken bij    /    aan-de-slag-als-administratief-medewerker-hr

De werkdag van...

Administratief Medewerker HR

Lanie Rutjes

Favoriete relatie:

Een relatie die op tijd uren, wijzigingen en nieuwe medewerkers doorgeeft. Dat maakt ons werk net wat makkelijker!

 

Typisch Kolibrie, volgens Lanie:

Een groeiend en gezellig bedrijf, altijd in ontwikkeling en allergisch voor hiërarchie.

9.00

Dagstart, zo noemen we het begin van onze werkdag. Oftewel: alle koppen bij elkaar om te overleggen hoe ieder team ervoor staat. We hebben onze relaties verdeeld in twee categorieën: het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zogenaamde Kolibrie Key Accountants (KKA), dat zijn de grotere bedrijven, vaak met meerdere vestigingen. Iedere categorie heeft zijn eigen team. De leidinggevende inventariseert hoe druk ieder team het heeft en of er ondersteuning vanuit een ander team kan of moet komen.

9.30

Aan de slag! Het is mijn taak om alle gegevens die binnen komen, te verwerken. Ik verwerk dus de gewerkte uren, arbeidsovereenkomsten en alles dat daarbij komt kijken. En dat is veel, kan ik je vertellen. Mutaties in uren, adreswijzigingen van medewerkers, feestdagentoeslagen, verlofaanvragen, nieuwe medewerkers of juist medewerkers die uit dienst gaan: het zijn slechts een paar voorbeelden. De gewerkte uren komen overigens op veel verschillende manieren binnen. Toen ik net bij Kolibrie kwam werken, acht jaar geleden, was er nog een ondernemer die iedere maandag een kopie van een bierviltje per post stuurde. Gelukkig is dat echt verleden tijd. Nu krijgen we de uren via de mail, via een excel-bestand dat we moeten importeren of via Kolibrie Online.

10.00

Ik moet echt even puzzelen… Ik krijg de uren van een nieuwe relatie binnen, met alleen de voornamen van de medewerkers op de lijst. Ik ga uitzoeken wie wie is en neem even contact op met de HRM Consultant van de juiste regio zodat die zijn nieuwe relatie even wegwijs gaat maken.

11.00

Een kop koffie en overleg met mijn directe collega’s. De meeste gegevens komen online binnen, er komt steeds minder papier aan te pas. Desalniettemin is het soms een brij aan gegevens en gedurende de dag overleggen we regelmatig even kort om te kijken wat prioriteit heeft. De arbeidsovereenkomst van een medewerker die de volgende dag al staat ingeroosterd, heeft bijvoorbeeld meer haast dan een adreswijziging.

 

Het is woensdag en dat betekent dat alle uren ingevoerd moeten zijn zodat op donderdag de verloning plaats kan vinden. Veel ondernemers geven op maandag al door hoeveel uren iedereen gewerkt heeft, maar in de loop van de week zijn er nog veel aanvullingen en mutaties. Bovendien is niet iedereen even stipt en dat betekent dat we vaak schakelen met onze collega’s, de HRM Consultants, om te informeren of "Kees" van "Café Kolibrie" nog door wil geven hoeveel uren zijn medewerkers afgelopen week gewerkt hebben.

12.30

Lunchtijd. Ik schuif aan in de kantine. ’s Ochtends thuis brood smeren hoeft nooit, want onze kantinejuffrouw zet iedere dag van alles klaar voor een heerlijke en gezonde lunch, met voldoende variatie. Bovendien is het hartstikke gezellig om met z’n allen te eten.

14.00

Ik ga aan de slag met een grote stapel arbeidscontracten, dit maal voor een strandtent die sinds kort met Kolibrie samenwerkt. Een relatie onder de noemer ‘new business’ dus. Wij verzorgen alle administratie die hierbij komt kijken. Vlak voor de zomer zijn er overigens altijd veel seizoensbedrijven die nieuwe medewerkers inschrijven. Meestal hebben wij het drukker naarmate het mooier weer wordt. Drukte op terrassen vraagt immers om meer inzet van medewerkers, dus ook meer uren die verwerkt moeten worden.

16.30

Inderdaad, er komen op de valreep nog wat gegevens binnen. Geeft niet, stiekem houd ik ook wel van een beetje hectiek. Kolibrie verloont op verschillende momenten: wekelijks of vierwekelijks en zelfs maandelijks. Soms gebeurt het dat relaties echt iets vergeten zijn en dan komt er op vrijdag nog een lijstje met uren binnen met de vraag of dat nog voor het weekend uitbetaald kan worden. Moet geen gewoonte worden, maar we zeggen niet snel ‘nee’, want voor een medewerker is het natuurlijk wel prettig om nog voor het weekend uitbetaald te worden.

17.15

Het zit erop voor vandaag. Volgens mij staat alles startklaar om morgen de verloning te kunnen doen. Ik wens mijn collega’s een fijne avond. Voor sommigen is het zelfs al weekend, want we hebben redelijk wat parttimers binnen ons team. Ik zelf ben er morgen weer.

Welkom! Kolibrie deelt cookies uit wanneer u een van onze websites bezoekt.

Sorry, geen lange vingers, biscuits of gevulde koeken die uw eetlust bederven. Maar kleine (tijdelijke) tekstbestanden voor uw pc.
Dankzij cookies hoeft u niet steeds dezelfde informatie in te voeren of te downloaden wanneer u bij ons terugkomt. Lekker handig!
Geef hier aan welke cookies we mogen plaatsen. De noodzakelijke en statistiek-cookies helpen ons de site te verbeteren.
Wilt u liever een optimaal werkende website? Laat dan alle vinkjes staan. Meer info

Noodzakelijk
Statistieken
Marketing
Akkoord