Loonadministratie uitbesteden
Loonadministratie kost tijd en vraagt om actuele kennis. Met Paystaff nemen we de salarisadministratie van je over. Jij blijft juridisch werkgever, wij zorgen voor een correcte salarisverwerking en loonaangifte.
Zo houd jij meer tijd over voor je bedrijf en weten je medewerkers waar ze aan toe zijn.
Wat is loonadministratie?
Loonadministratie is het vastleggen en verwerken van de gegevens die nodig zijn om het loon van je medewerkers correct te berekenen en de loonheffingen te verwerken.
De termen loonadministratie en salarisadministratie worden in de praktijk vaak door elkaar gebruikt. Bij beide gaat het onder andere om de verwerking van salarissen, loonheffingen, loonstroken en jaaropgaven.
Een salarisadministrateur is de persoon of partij die deze administratie verzorgt.
Bij de salarisberekening begin je met het brutoloon. Vervolgens worden onder andere loonbelasting en eventuele werknemerspremies ingehouden. Wat daarna wordt uitbetaald, is het nettoloon. Ook secundaire arbeidsvoorwaarden, toeslagen en andere looncomponenten kunnen invloed hebben op de berekening.
Wil je jouw complete salarisverwerking uitbesteden?
Wat houdt loonadministratie bijhouden precies in?
Loonadministratie bijhouden betekent dat je iedere loonperiode alle gegevens verzamelt en verwerkt die nodig zijn voor een correcte salarisbetaling en loonaangifte.
Daar komt behoorlijk wat bij kijken:
- Loonstroken maken: het bruto- en nettoloon en alle inhoudingen en vergoedingen correct verwerken.
- Loonheffingen berekenen: loonbelasting, premies en werkgeversheffingen juist berekenen.
- Loonaangifte doen: de aangifte loonheffingen op tijd indienen bij de Belastingdienst en de verschuldigde bedragen afdragen.
- Jaaropgaven maken: na afloop van het kalenderjaar iedere medewerker een jaaropgaaf verstrekken.
- Mutaties verwerken: bijvoorbeeld een salariswijziging, nieuwe medewerker, uitdiensttreding, toeslag of declaratie.
- Uren en verzuim verwerken: wanneer deze gegevens invloed hebben op het loon, moeten ze correct in de salarisverwerking terechtkomen.
- Cao-wijzigingen verwerken: veranderingen in bijvoorbeeld salarisschalen of toeslagen op tijd toepassen.
- Pensioengegevens verwerken: wanneer een pensioenregeling geldt, moeten de benodigde loon- en personeelsgegevens correct worden verwerkt
Arbeidscontracten, verlofregistratie en andere personeelsgegevens hangen nauw samen met de loonadministratie, maar vallen ook onder de bredere personeelsadministratie.
Ben je verplicht een
loonadministratie bij te houden?
Ja. Heb je personeel in dienst en ben je inhoudingsplichtig voor de loonheffingen? Dan moet je als werkgever een loonadministratie bijhouden. Ook wanneer je maar één medewerker in dienst hebt. De Belastingdienst schrijft voor dat werkgevers een loonadministratie bijhouden en aangifte loonheffingen doen.
De Belastingdienst bepaalt hoe vaak je aangifte loonheffingen doet. Voor de meeste werkgevers is dat per maand of per vier weken.
Ook geldt een fiscale bewaarplicht. De basisgegevens van je administratie moet je in de regel zeven jaar bewaren.
Na afloop van ieder jaar moet je daarnaast aan iedere medewerker een jaaropgaaf verstrekken.
Een correcte administratie is belangrijk. Fouten in de loonaangifte kunnen leiden tot correcties en in sommige gevallen tot naheffingen of boetes.
Loonadministratie zelf doen of uitbesteden?
Je kunt je loonadministratie zelf doen. De vraag is vooral hoeveel tijd en kennis je daarvoor beschikbaar hebt.
Je moet niet alleen salarissen verwerken, maar ook wijzigingen in belastingen, premies, cao's en arbeidsvoorwaarden goed bijhouden. Zeker bij veel medewerkers, wisselende uren of veel loonmutaties kan dat snel ingewikkeld worden.
Zelf je loonadministratie doen
Zelf doen geeft je veel controle. Je hebt daarvoor goede salarissoftware nodig en moet voldoende kennis in huis hebben om de administratie te controleren.
Dit kan prima werken bij een eenvoudige administratie en wanneer iemand binnen je organisatie voldoende kennis en tijd heeft.
Loonadministratie uitbesteden
Besteed je de loonadministratie uit? Dan verzorgt een gespecialiseerde partij de salarisverwerking voor je. Je blijft bij salarisadministratie zelf werkgever van je medewerkers.
Met Paystaff verzorgen we bijvoorbeeld de loonverwerking en loonaangifte en houden we relevante wijzigingen in wetgeving en cao's in de gaten.
Dat bespaart je tijd en verkleint de kans op fouten.
Heb je een mkb-bedrijf en twijfel je welke vorm bij je past?
Salarisadministratie voor MKB
Wat kost loonadministratie uitbesteden?
In de markt ligt een indicatief tarief vaak rond € 10 tot € 25 per medewerker per maand. Dit is geen vast tarief. De kosten voor het uitbesteden van loonadministratie hangen af van je organisatie en de dienstverlening die je kiest. Het hangt bijvoorbeeld af van het aantal medewerkers, het aantal loonruns, het aantal mutaties en de complexiteit van de cao.
Bij Kolibrie kun je daarnaast kiezen hoeveel ondersteuning je nodig hebt. PayStaff Plus is momenteel bijvoorbeeld beschikbaar vanaf € 13,50 per loonstrook.
Wil je weten wat het voor jouw bedrijf kost?
Loonadministratie of payroll: wat is het verschil?
Het belangrijkste verschil tussen loonadministratie en payroll is wie juridisch werkgever is.
Bij loonadministratie blijven je medewerkers bij jouw bedrijf in dienst. Jij blijft dus werkgever en houdt de bijbehorende verantwoordelijkheden. Met Paystaff verzorgen wij de salarisadministratie voor je.
Bij payroll ligt dat anders. Je werft en selecteert de medewerkers, maar zij komen bij Kolibrie in dienst. Kolibrie wordt daarmee juridisch werkgever. Jij houdt de dagelijkse leiding op de werkvloer.
Loonadministratie
- Je medewerker blijft bij jou in dienst
- Jij blijft juridisch werkgever
- Wij verzorgen de salarisadministratie
- Werkgeversrisico's blijven bij jou
Payroll
- De payrollmedewerker komt bij Kolibrie in dienst
- Kolibrie is juridisch werkgever
- Wij nemen ook werkgeversverplichtingen over
- Een deel van de werkgeversrisico's ligt bij Kolibrie
Hoe werkt overstappen naar Kolibrie voor je loonadministratie?
Overstappen hoeft niet ingewikkeld te zijn. We zorgen dat je bestaande administratie goed wordt overgenomen en spreken vooraf duidelijk af wie welke gegevens aanlevert.
- We brengen je situatie in kaart
- We kijken naar je personeelsbestand, cao, loonperiodes en de ondersteuning die je nodig hebt.
- We nemen de benodigde gegevens over
- Je levert de personeels- en salarisgegevens aan die nodig zijn om de administratie in te richten.
- We controleren de inrichting
- Voor de eerste loonverwerking controleren we of de relevante gegevens correct zijn opgenomen.
- We verwerken de salarissen
- Na jouw aanlevering van de mutaties verzorgen we de loonverwerking en de bijbehorende documenten en aangiften.
- Je houdt persoonlijk contact
- Heb je een wijziging of vraag? Dan kun je bij onze specialisten terecht.
Zo houd jij grip op je medewerkers en werkgeverschap, zonder iedere loonrun zelf te hoeven uitzoeken.
Voor welke branches is loonadministratie uitbesteden geschikt?
Loonadministratie is geschikt voor de volgende 7 branches. Denk aan:
- Horeca;
- Hotels;
- Recreatie;
- Evenementen;
- Poppodia;
- Theaters en schouwburgen;
- Andere mkb-bedrijven met personeel.
We zijn al 30 jaar actief in de horeca en ondersteunen daarnaast ondernemers in verschillende andere branches.
Juist bij wisselende uren, toeslagen, seizoensdrukte en cao-afspraken helpt een goede salarisadministratie om overzicht te houden.
Loonadministratie uitbesteden bij Kolibrie
Je wilt dat salarissen kloppen en medewerkers op tijd de juiste informatie krijgen. Maar je wilt niet iedere maand zelf bezig zijn met loonstroken, aangiften en wijzigingen in wet- en regelgeving.
Daar helpt Kolibrie je bij.
Met Paystaff verzorgen we de salarisadministratie, terwijl jij zelf werkgever blijft. Afhankelijk van de dienstverlening kun je daarnaast ondersteuning krijgen bij bijvoorbeeld verzuim, re-integratie en juridische zaken.
Waarom ondernemers voor Kolibrie kiezen?
- 30 jaar ervaring: we zijn al 30 jaar een vertrouwd gezicht in de horeca.
- Persoonlijk contact: je kunt terecht bij onze specialisten als je een vraag hebt.
- Actuele kennis: we houden relevante ontwikkelingen in wet- en regelgeving en cao's in de gaten.
- Meer dan alleen salarisverwerking: je kunt de ondersteuning uitbreiden met onder andere verzuim en andere werkgeversvraagstukken.
- Gecertificeerde organisatie: Kolibrie staat in het SNA-register. Ondernemingen met dit keurmerk worden periodiek gecontroleerd op onder andere hun verplichtingen rond loonheffingen en loonbetaling.
Zo heb jij minder administratief werk en krijgen je medewerkers duidelijke, correcte salarisinformatie. Je loonadministratie goed regelen zonder dat het je iedere maand veel tijd kost?
