Payrollovereenkomst: Gids voor werkgevers

Wat is een payrollovereenkomst?

Een payrollovereenkomst is een bijzondere vorm van de uitzendovereenkomst zonder allocatiefunctie. Dat betekent dat het payrollbedrijf geen medewerkers werft of selecteert. Die verantwoordelijkheid ligt volledig bij de opdrachtgever.

Jij kiest zelf de medewerker die je wilt aannemen. Vervolgens neemt het payrollbedrijf het juridisch werkgeverschap over en verzorgt onder andere de arbeidsovereenkomst, salarisadministratie, loonbetalingen en werkgeversverplichtingen.

Wat zijn de regels voor payroll?

Payrollmedewerkers hebben recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als vergelijkbare medewerkers die rechtstreeks bij de opdrachtgever in dienst zijn. Denk hierbij aan de volgende vijf punten:

1. hetzelfde salaris;
2. dezelfde toeslagen;
3. dezelfde verlofregelingen;
4. vergelijkbare secundaire arbeidsvoorwaarden;
5. dezelfde arbeidsduur.

De opdrachtgever verstrekt deze arbeidsvoorwaarden schriftelijk aan het payrollbedrijf. Daarnaast hebben payrollmedewerkers sinds 1 januari 2021 recht op een adequate pensioenregeling, inclusief nabestaandenpensioen.

Hoe werkt een payrollcontract?

Een payrollcontract is gebaseerd op exclusieve terbeschikkingstelling. Dat betekent dat een payrollmedewerker uitsluitend voor één opdrachtgever werkt en niet door het payrollbedrijf is geworven.

Praktijkvoorbeeld

Een horecaondernemer vindt zelf een nieuwe medewerker. In plaats van deze zelf in dienst te nemen, sluit Kolibrie de arbeidsovereenkomst af. De ondernemer verzorgt de dagelijkse aansturing, terwijl Kolibrie het juridisch werkgeverschap, de salarisadministratie en de werkgeversverplichtingen verzorgt.

Ontdek hoe payroll werkt

Wat zijn de nadelen van payrolling voor een werknemer?

Een payrollovereenkomst kan een oproepcontract of een contract voor bepaalde tijd zijn. Daarbij gelden dezelfde wettelijke regels als voor reguliere werknemers.

Payrollmedewerkers mogen maximaal drie tijdelijke contracten in drie jaar krijgen. Daarna ontstaat in principe recht op een vast contract. Ook bouwen zij vakantie-uren op volgens de wettelijke regels.

Lees meer over de ketenregeling en contractvormen in ons artikel over het payrollcontract.

Wat is het verschil tussen payrolling, uitzenden en detacheren?

Het verschil tussen payrolling, uitzenden en detacheren is:
 

• Payrolling
  Je werft en selecteert zelf de medewerker. Het payrollbedrijf neemt het juridisch werkgeverschap over.

• Uitzenden
  Een uitzendbureau werft, selecteert én plaatst medewerkers bij opdrachtgevers.

• Detacheren
  Bij detachering is de medewerker in dienst van de detacheerder en wordt deze voor langere tijd ingezet bij een opdrachtgever.

Welke constructie het beste past, hangt af van jouw organisatie en personeelsbehoefte.

Wat is inlenersbeloning?

Inlenersbeloning betekent dat een payrollmedewerker minimaal hetzelfde loon en dezelfde arbeidsvoorwaarden ontvangt als een vergelijkbare medewerker bij de opdrachtgever.

Controleer daarom altijd de cao-afspraken en zorg dat de juiste beloning wordt doorgegeven aan het payrollbedrijf. Uiteraard mag het loon nooit lager zijn dan het wettelijk minimumloon.

Wie is verantwoordelijk bij ziekte en verzuim?

Bij ziekte en verzuim zijn er verschillende verantwoordelijkheden en kosten. Wat precies voor jouw situatie geldt, is afhankelijk van de gemaakte afspraken en de gekozen dienstverlening.

Wil je weten hoe dit bij Kolibrie precies geregeld is en welke kosten voor rekening van wie komen? Ga hierover dan in gesprek met een accountmanager van Kolibrie. Zij kunnen je hierover persoonlijk informeren en uitleggen wat dit voor jouw organisatie betekent.

De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de dagelijkse begeleiding op de werkvloer en werkt samen met het payrollbedrijf aan een succesvolle re-integratie.

Wie is aansprakelijk bij een geschil over de payrollovereenkomst?

Bij een arbeidsrechtelijk geschil is het payrollbedrijf als juridisch werkgever verantwoordelijk voor de juiste afhandeling. Denk aan loonbetalingen, arbeidsvoorwaarden of een ontslagprocedure.

Payrollmedewerkers hebben dezelfde ontslagbescherming als medewerkers die rechtstreeks bij de opdrachtgever in dienst zijn.

Praktische checklist

Voordat je een payrollovereenkomst afsluit, is het verstandig om de volgende zaken te controleren:

• Vraag de arbeidsvoorwaarden op.
• Controleer de pensioenregeling en premieafspraken.
• Leg exclusieve terbeschikkingstelling vast.
• Maak duidelijke afspraken over contracturen.
• Controleer de opzegtermijnen.
• Leg eventuele ontslagafspraken vast.

Vraag vrijblijvend advies aan

Twijfel je of een payrollovereenkomst past bij jouw organisatie? Onze specialisten denken graag met je mee.

Vraag vrijblijvend advies aan 

Kolibrie Payroll & HRM: hoe wij ondersteunen

Kolibrie neemt het juridisch werkgeverschap en de volledige salarisadministratie uit handen. Jij werft en selecteert zelf je medewerkers, wij regelen de contracten, loonverwerking, afdrachten en werkgeversverplichtingen.

Zo houd jij meer tijd over voor ondernemen, terwijl je zeker weet dat alles voldoet aan de actuele wet- en regelgeving.

Klaar om payroll slimmer te regelen?

Benieuwd wat een payrollovereenkomst voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact op of bereken direct jouw payrolltarief.

Veelgestelde vragen

Kunnen payrollmedewerkers vakantie opnemen?

Ja. Payrollmedewerkers bouwen vakantie-uren op en nemen verlof op volgens dezelfde wettelijke regels en cao-afspraken als reguliere werknemers.

Wanneer ontstaat doorstroom naar een vast contract?

Na drie tijdelijke contracten of een totale duur van drie jaar ontstaat recht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, tenzij de wet of cao anders bepaalt.

Wat gebeurt er als het werk bij de opdrachtgever wegvalt?

Wanneer het werk stopt, bekijkt het payrollbedrijf eerst of passend ander werk beschikbaar is. Is dat niet mogelijk, dan wordt de arbeidsovereenkomst beëindigd volgens het geldende ontslagrecht en de wettelijke procedures.