Bewaarplicht salarisadministratie: Dit zijn de regels
18-09-2025
Bewaarplicht salarisadministratie: Dit zijn de regels
Als ondernemer met medewerkers krijg je te maken met de landelijke regels rondom salarisadministratie. Zo moet je minimaal het wettelijk minimumloon betalen en moet je bij de verloning een loonstrook aanbieden. Maar wat zijn precies de regels rondom het bewaren van je salarisadministratie? In deze blog leggen we de bewaarplicht salarisadministratie duidelijk en praktisch voor je uit.
Wat is de bewaarplicht salarisadministratie?
De bewaarplicht salarisadministratie houdt in dat je als werkgever verplicht bent om bepaalde loon- en personeelsgegevens voor een wettelijk vastgestelde periode te bewaren. Deze verplichting komt voort uit de Belastingwetgeving en de Wet op de loonbelasting.
Hoe lang moet je salarisadministratie bewaren?
Volgens de Nederlandse wetgeving geldt voor de meeste onderdelen van de salarisadministratie een bewaartijd van 7 jaar. Denk hierbij aan:
- Loonstroken
- Jaaropgaven
- Arbeidsovereenkomsten
- Loonbelastingverklaringen
- Kopieën van identiteitsbewijzen
- Betaalbewijzen van het loon
Voor sommige persoonsgegevens, zoals een kopie van het identiteitsbewijs, geldt sinds de invoering van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) een kortere bewaartermijn van 5 jaar na uitdiensttreding.
Waarom is bewaren belangrijk?
Het niet naleven van de bewaarplicht kan vervelende gevolgen hebben, zoals:
- Problemen bij loonbelastingcontroles
- Juridische risico’s bij geschillen met (ex-)medewerkers
Door je administratie goed op orde te houden, voorkom je onnodige risico’s én voldoe je aan je wettelijke verplichtingen.
Digitale salarisadministratie: ook onderhevig aan de bewaarplicht
Werk je met een digitaal HR- of salarissysteem? Ook dan geldt de bewaarplicht. Zorg ervoor dat de gegevens digitaal veilig en toegankelijk opgeslagen blijven gedurende de wettelijke termijn.
Tips voor een waterdichte salarisadministratie
- Gebruik betrouwbare salarissoftware of besteed je salarisadministratie uit.
- Archiveer documenten overzichtelijk, zowel digitaal als eventueel fysiek.
- Verwijder persoonsgegevens tijdig die niet langer bewaard mogen worden (volgens AVG).
- Stel herinneringen in voor de afloop van bewaartermijnen.
Salarisadministratie uitbesteden
De bewaarduur van salarisadministratie is geen keuze, maar een wettelijke verplichting. Door je aan de regels te houden, voorkom je problemen met de Belastingdienst én toon je goed werkgeverschap. Zorg dus voor een strak georganiseerde administratie en voorkom onaangename verrassingen.
Wil je je zorgen rondom salarisadministratie volledig kunnen loslaten? Kies dan voor het uitbesteden van je salarisadministratie met Paystaff Complete Werkgeverszorg.
